Bewerbungsunterlagen: Die erste Arbeitsprobe

Bewerbungsunterlagen sind mehr als nur die möglichst schöne Verpackung Ihres „Angebotes“. Es ist Ihre erste Arbeitsprobe. Um zu signalisieren, dass Sie Führungsqualitäten und Kreativität besitzen und dass man sich 100-prozentig auf Sie verlassen kann, müssen Sie unbedingt sorgfältige Unterlagen abgeben. Eine Loseblattsammlung und Rechtschreibfehler im Anschreiben lassen negative Rückschlüsse auf Ihre Arbeitsweise zu. Was die Gestaltung der Mappen angeht, gelten für Architekten und Bauingenieure unterschiedliche Regeln.

So bitte nicht …

Gründe für das Aussortieren von Bewerbungsunterlagen:

• Rechtschreib- und Grammatikfehler im Anschreiben/Lebenslauf

• Name der Firma oder des Ansprechpartners falsch geschrieben

• Unprofessionelles Foto

• Anschreiben aus einschlägigen Bewerbungshandbüchern übernommen

• Kein Bezug zur Firma erkennbar, Massensendung

• Loseblattsammlung, keine passende Mappe

• Fehlende Unterschrift im Anschreiben und im Lebenslauf

• Keine Schul-, Uni- oder Praktikumszeugnisse beigelegt

• Brief unzureichend oder gar nicht
frankiert

… besser so!

In eine vollständige Bewerbung gehören:

• Selbstverfasstes Anschreiben

• Tabellarischer Lebenslauf

• Professionelles Foto

• Praktikums- und Arbeitsbescheinigungen beziehungsweise -zeugnisse,aus denen fachbezogene Berufserfahrungen hervorgehen

• Abschlusszeugnisse, Gesellenbrief

• Bescheinigungen über Zusatzqualifikationen, zum Beispiel Sprach- und EDV-Kenntnisse

Architektur: Kreativität ist gefragt

„Es fällt fast auf, wenn sich Architekten mit einem schlichten Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnissen bewerben.“ Das sagte der Inhaber eines Architekturbüros in Lüneburg, der regelmäßig Bewerbungen von arbeitswilligen Hochschulabsolventen erhält. Diese Aussage macht deutlich, dass Architekten im Allgemeinen bei der Gestaltung ihrer Bewerbungsmappen kaum Wünsche offenlassen. Ganze Kunstwerke oder Bildbände entpuppen sich als Bewerbung. Fest steht – Kreativität im Architekturbereich wird erwartet. Arbeitgeber möchten auf den ersten Blick den Stil des Bewerbers ablesen können und prüfen, ob dieser zum Büro passt. Daher ist es auch wichtig, dass den Bewerbungen stets erste Entwürfe aus dem Studium oder – besser noch – aus einem konkreten Projekt beiliegen. Personalentscheider achten bei der Durchsicht Ihrer Unterlagen auch darauf, ob Sie ein gutes Gefühl für Formen und Farben haben. Berücksichtigen Sie daher bei der Gestaltung Ihrer Seiten solche Details. Bei aller Kreativität sollte die Bewerbungsmappe keine Fragen offenlassen. Der Werdegang und erste Berufserfahrungen müssen klar daraus hervorgehen, auch ein Bewerberfoto und Zeugnisse dürfen nicht fehlen.

Bauingenieurwesen: Hier ist der „Klassiker“ üblich

Bauingenieure geben mit ihren Bewerbungsunterlagen zwar keine Arbeitsprobe ihrer künstlerischen Kreativität ab, wohl aber die ihres Arbeitsstils. Ob Sie zuverlässig sind und Ihre künftige Aufgabe ernst nehmen, erkennt ein Personalentscheider anhand Ihrer Unterlagen auf einen Blick. Ausflüchte wie „Ich hatte einfach keine Zeit, das Anschreiben noch einmal auf Rechtschreibfehler zu überprüfen, in Wirklichkeit bin ich sehr zuverlässig“ zählen hier nicht. Eine Bewerbung, die keinerlei Sorgfalt erkennen lässt, bekommt keine zweite Chance. Natürlich ist das bereits tausendmal gesagt und geschrieben worden – trotzdem beklagen sich Arbeitgeber aus der Baubranche immer wieder aufs Neue über den akademischen Nachwuchs, der sich oftmals einfach keine Mühe zu geben scheint.

Das Anschreiben: Eine individuelle Botschaft finden

Nicht umsonst steckt in dem Wort „Bewerbung“ das Wort „Werbung“. In der Werbewirtschaft wird mit allen erdenklichen Tricks – wie mit einer kurzen prägnanten Sprache, mit Bildern und Gefühlen – gearbeitet, um die Botschaft „Kauf dieses Produkt“ an den Mann oder die Frau zu bringen. Das gelingt mal mehr, mal weniger, je nachdem wie überzeugend die Botschaft beim Empfänger ankommt.
Bewerber sollten sich bei Weitem nicht alles, was die Werbung tut, zum Vorbild nehmen. Sie sind kein Produkt, sondern eine Person, die mehr als „Quadratisch-Praktisch-Gut“ ist. Doch das Anschreiben sollte ähnlich wie ein Werbeprospekt klare Botschaften übermitteln, die einen positiven Eindruck hinterlassen. Der Empfänger möchte möglichst rasch bestimmte Informationen über Sie sammeln. Schildern Sie im Anschreiben nicht Ihren gesamten Werdegang, dazu ist der Lebenslauf gedacht, sondern beantworten Sie hier die Frage, warum ausgerechnet Sie die oder der Richtige für die Stelle sind. Können Sie bereits Erfahrungen vorweisen? Haben Sie eine handwerkliche Lehre gemacht? Welche der genannten Kriterien in der Stellenausschreibung erfüllen Sie? Welchen Nutzen bringen Sie der Firma?

bewerbungsunterlagen_2Die Vorarbeiten für die Formulierung Ihrer Botschaft haben Sie bereits geleistet. Durch die Analyse Ihrer Fähigkeiten, persönlichen Stärken und bisherigen Berufserfahrungen haben Sie schon so eine Art Angebot erarbeitet, das Sie nur noch in einen gut lesbaren Text umsetzen müssen. Vermeiden Sie Schachtelsätze, bevorzugen Sie kurze prägnante Formulierungen. Da Ihre Persönlichkeit einmalig ist, muss auch Ihr Text in Ihren eigenen Worten verfasst sein. Die Versuchung ist groß, aber schreiben Sie niemals aus Bewerbungsratgebern ab. Arbeitgeber kennen diese Bücher. Sie möchten Sie kennen lernen, nicht den Maschinenbauingenieur Herrn Müller aus K. aus einem Beispielanschreiben. Inhaltlich sollten Sie darauf achten, keine Behauptungen aufzustellen, sondern jedes Detail Ihrer Selbstpräsentation mit Fakten zu untermauern. Schreiben Sie nicht: „Ich bin zuverlässig, flexibel und belastbar.“ Schildern Sie möglichst fachbezogene Situationen in Ihrer Vergangenheit, in denen solche Eigenschaften gefragt waren. Das kann in einem Praktikum gewesen sein, vielleicht haben Sie in Forschung und Lehre als Tutor oder Tutorin an der Uni Verantwortung übernommen. Wenn Ihre Diplom- beziehungsweise Bachelor- oder Masterabschlussarbeit inhaltlich zur ausgeschriebenen Stelle passt, sollten Sie dies im Anschreiben erwähnen, denn das wird in jedem Fall als fachliche Erfahrung gewertet. Nehmen Sie auch inhaltlich Bezug zu der Firma, bei der Sie sich bewerben. Massensendungen kommen schlecht an und hinterlassen den Eindruck von Desinteresse. Sie sollten in jedem Fall beschreiben, wie Sie auf die Stelle aufmerksam wurden. Gehen Sie klar auf die in der Anzeige genannten Forderungen ein und lassen Sie den Personalchef nicht rätseln, ob Sie nun Auslandserfahrungen besitzen oder nicht. Am besten ist es, das Anschreiben an einen Ansprechpartner zu richten, mit dem Sie idealerweise im Vorfeld telefoniert haben. Ist in der Anzeige keine Telefonnummer genannt, sollten jedoch besser die Finger vom Telefon gelassen werden. Insgesamt raten Experten, das Anschreiben nicht länger als eine Seite werden zu lassen. Ideal sind fünf bis sechs Sätze. Und schließlich: Stellen Sie sich so dar, wie Sie sind. Ehrlichkeit zahlt sich aus, Schummeleien sind sehr riskant. Es kommt irgendwann ans Tageslicht, dass sich die „Projektverantwortung“, die Sie angeblich übernommen haben, bloß auf Botendienste im Rahmen eines Praktikums bezog.

Bewerbungsmappen-Check:

• Anschreiben: In eigenen Worten verfasst, kurz und prägnant formuliert, enthält keine Behauptungen, sondern Fakten, keine Rechtschreib- oder Grammatikfehler, nicht gelocht, lose auf oder in die Bewerbungsmappe legen.

• Duplikat: Eine Kopie der Bewerbungsunterlagen zurückbehalten, im Vorstellungsgespräch müssen Sie wissen, was Sie geschrieben haben.

• Foto: Profi-Aufnahme, Bewerber sollte sympathisch rüberkommen.

• Lebenslauf: Lückenlos, übersichtlich, stimmig, führt alle für die ausgeschriebene Stelle relevanten Qualifikationen auf.

• Mappe: Preisschild ist entfernt, macht insgesamt einen sorgfältigen Eindruck.

• Umschlag: Ist ausreichend frankiert.

• Unterschriften: Lebenslauf und Anschreiben sind unterschrieben.

• Zeugnisse und sonstige Nachweise: Falls das Abschlusszeugnis noch nicht vorliegt, Vordiplom oder Notenspiegel beilegen, Unterlagen niemals im Original, gute Kopien genügen, Beglaubigung nur, wenn explizit gefordert.

Schwierig: Die Frage nach der Gehaltsvorstellung

Wird in der Stellenanzeige explizit nach Ihren Gehaltsvorstellungen gefragt, sollten Sie auf jeden Fall darauf eingehen. Wer zu viel verlangt, signalisiert Überheblichkeit und Arroganz, zu wenig wird als mangelndes Selbstbewusstsein interpretiert. Es lohnt sich, die goldene Mitte zu finden.Wie das geht, erfahren Sie im Beitrag „Was Architekten und Bauingenieure verdienen“.

Der Lebenslauf

bewerbungsunterlagen_3Der Lebenslauf ist ein entscheidendes Detail Ihrer Bewerbung. Bei der ersten Durchsicht schauen sich die Personalverantwortlichen meist nur dieses eine Dokument an. Welche Ausbildung und Berufserfahrung bereits vorliegen, lässt sich daran schnell und einfach ablesen – vorausgesetzt, die Gestaltung ist übersichtlich und klar. Allgemein üblich ist die tabellarische Form. Links steht das Datum, rechts das Ereignis. Den Lebenslauf sollten Sie in einzelne Themengebiete wie Arbeitserfahrung, Schul- und Berufsbildung und sonstige für die ausgeschriebene Stelle relevante Qualifikationen gliedern. Berufseinsteiger sind gut beraten, wenn sie die Ereignisse in chronologischer Reihenfolge ordnen. Es gibt auch Formen, die das jüngste Ereignis zuerst nennen. Das bietet sich aber nur bei Bewerbern an, die bereits über langjährige Berufserfahrung verfügen und ihre letzte Stellung an den Anfang setzen wollen. Wichtig ist, dass Sie Ihren Werdegang lückenlos darstellen. Erziehungszeiten, Krankheit oder die Pflege eines Angehörigen dürfen nicht fehlen. Nennen Sie am Schluss des Lebenslaufes auch Aktivitäten neben dem Studium wie Gremien- oder Vereinsarbeit, damit zeigen Sie Engagement und Interesse auf anderer Ebene. Nicht vergessen: Versehen Sie den Lebenslauf mit Ort und aktuellem Datum und unterschreiben Sie das Schriftstück.

Das Foto

Personalentscheider schauen sich nicht jedes Detail einer Bewerbung an. Was aber in jedem Fall angeguckt wird, ist Ihr Foto. Daher: Sparen Sie nicht am falschen Ende, lassen Sie einen Profi ran. Sie sollten die Kleidung tragen, die Sie auch zum Vorstellungsgespräch anziehen würden und möglichst so aussehen, als sei es „Ihr Tag“. Das Foto kann auf den Lebenslauf oder auf eine Extra-Seite geklebt werden – das ist Geschmackssache. Schreiben Sie Ihren Vor- und Zunamen auf die Rückseite des Fotos. Hauptsache, das Bild wird nicht geklammert. Sie würden einer Person im wahren Leben auch niemals eine Heftklammer durch den Kopf jagen.

Die Anlagen

Der Lebenslauf und die Anlagen wie Zeugnis-se, Gesellenbrief und Arbeitsbescheinigungen sollten in irgendeiner Form gebunden werden, eine Loseblattsammlung hinterlässt einen schlechten Eindruck. Der Handel bietet eine Fülle an Möglichkeiten an. Es muss nicht unbedingt die teure, mit goldenen Lettern versehene Edel-Mappe sein, einfache Plastikhefter erfüllen ebenso ihren Zweck, nur besser nicht mit schweinchenrosa Punkten. Die Mappe sollte insgesamt einen sorgfältigen Eindruck machen, neuwertig sein und sich gut durchblättern lassen. Das Preisschild unbedingt entfernen. Die Zeugnisse und sonstigen Bescheinigungen dienen dazu, die im Anschreiben und im Lebenslauf erwähnten Fähigkeiten und Qualifikationen zu belegen. Sie dürfen niemals im Original verschickt werden, es reichen gute Kopien. Beglaubigungen sind heutzutage nicht mehr üblich, es sei denn, sie sind explizit gefordert.

Bevor die Post abgehtbewerbungsunterlagen_1

Schauen Sie sich die Bewerbungsunterlagen noch einmal in Ruhe an. Sind alle Rechtschreibfehler eliminiert? Wenn Sie die Möglichkeit haben, zeigen Sie Ihre Bewerbung einem Studienkollegen und fragen Sie ihn, ob ihn Ihre Unterlagen überzeugen. Falls nicht, haben Sie vielleicht zu umständlich formuliert? Seien Sie geduldig mit sich. Lassen Sie Ihren Text ruhig einige Tage liegen, ein wenig Distanz ist oft sehr hilfreich. Für die Entwicklung der ersten Bewerbungsmappe geht mindestens eine ganze Woche ins Land, es ist auch völlig normal, wenn Sie mehr Zeit benötigen. Bevor es zur Post geht, sollten Sie sich eine Kopie Ihrer Unterlagen machen. Bis zum Vorstellungsgespräch kann viel Zeit vergehen. Peinlich wird es, wenn Sie während des Gesprächs plötzlich nicht mehr wissen, was Sie eigentlich geschrieben haben.“

Initiativbewerbung

Im Architekturbereich ist die Initiativbewerbung bereits ein gängiges Instrument bei der Suche nach einem Arbeitsplatz. Architekturbüros erhalten oftmals täglich unaufgefordert mehrere Bewerbungen. Unter Bauingenieuren ist diese Form des „Marketings in eigener Sache“ noch nicht sehr weit verbreitet. Dabei hat sie mehrere Vorteile: Initiativbewerber warten nicht, bis ihr Wunsch-Arbeitgeber eine Stelle ausschreibt. Sie werden selbst aktiv, erhöhen damit ihre Chancen auf einen Arbeitsplatz und vermitteln glaubhaft echtes Interesse an der Firma. Die Botschaft „Ich habe Lust, hier zu arbeiten, ich bin motiviert und engagiert“ kommt mit Sicherheit bei den Unternehmen an, allein aus der Tatsache heraus, dass jemand von sich aus recherchiert hat. Dabei sollten Sie auch hin und wieder ein Auge auf den öffentlichen Dienst werfen. Hier werden Stellen zum Teil ausgeschrieben, die für Sie selbst vielleicht nicht in Frage kommen, da bestimmte Berufserfahrungen vorausgesetzt werden. Bedenken Sie jedoch, dass diese Positionen oft mit Kandidaten aus dem eigenen Haus besetzt werden. In diesem Fall beginnt das „Stühlerücken“. Die freien Stellen werden unter Umständen auch mit Berufsanfängern besetzt. Fragen Sie doch einfach mal nach.

Entscheidend für den Erfolg ist der Griff zum Telefonhörer, bevor die Unterlagen losgeschickt werden. Es ist unhöflich, das ohnehin gut gefüllte Postfach Ihrer Wunsch-Firma ungefragt zu belasten. Halten Sie das Gespräch möglichst kurz. Ihr Ansprechpartner ist mitten bei der Arbeit, jeder Anruf unterbricht ihn dabei. Stellen Sie sich kurz vor und fragen Sie, ob er oder sie gerade einen Augenblick Zeit hat oder ob Sie lieber später anrufen sollen. Klären Sie, ob zurzeit neue Mitarbeiter gesucht werden. In vielen Fällen werden Sie eine negative Antwort bekommen, meist zeigen die Personalverantwortlichen trotzdem Interesse an einer Bewerbung, denn die Situation kann sich ändern. Versenden Sie Ihre Bewerbungsunterlagen nur nach Aufforderung. Auch ein „Nein“ müssen Sie akzeptieren. Unterschiede zu einer Bewerbung auf eine Stellenanzeige gibt es kaum. Das Anschreiben sollten Sie an Ihren Ansprechpartner richten und sich auf das Telefonat beziehen. Die Fragen: Wer bin ich? Was mache ich? Was habe ich der Firma anzubieten?, sollten auch hier beantwortet werden. Beschreiben Sie, wie Sie ausgerechnet auf dieses Unternehmen aufmerksam wurden. Es kommt gut an, wenn Sie beispielsweise bereits Kontakt zu der Firma über einen Hiwi-Job oder ein Praktikum hatten. Vermeiden Sie unbedingt Gefühlsduselei. „Ihre Entwürfe haben mein Herz tief bewegt“ oder „Ihre Firma ist einfach die tollste“ würde einen Personalverantwortlichen allenfalls zum Schmunzeln bringen – Ihre Person ernst zu nehmen, ganz sicher nicht.

Kurzbewerbung

Wie der Name schon sagt – die Kurzbewerbung ist eine abgespeckte Version der Bewerbung. Sie besteht aus einem Anschreiben und dem Lebenslauf. Zeugnisse und sonstige Anlagen werden nicht beigelegt. Manchmal wird eine Kurzbewerbung ausdrücklich gefordert, häufig wird diese Form auch bei Initiativbewerbungen genutzt. Hierbei ist darauf zu achten, dass die Bewerbung nicht den Eindruck einer Massensendung hinterlässt. Daher sollten Anschreiben und Lebenslauf auf die Bedürfnisse der Firma zugeschnitten sein.

Bewerbung per Internet

Zumeist größere Unternehmen fordern Bewerber zunehmend auf, ein Bewerbungsformular auf der Firmen-Website auszufüllen. Dies soll vor allem Kosten und Zeit sparen. Nachteilig ist, dass für die Darstellung spezieller Interessen und Fähigkeiten nur ein begrenzter Raum zur Verfügung steht. Trotzdem sollte man nicht zusätzlich eine Bewerbung über den Postweg verschicken, sondern sich genau überlegen, wie sich die Botschaft „Ich bin der oder die Richtige“ einflechten lässt. Sorgen Sie für eine seriöse Absenderadresse. Prachtkerl@gmx.de bekommt der Empfänger garantiert in den falschen Hals. Die Bewerbung per E-Mail zu versenden, wird auch bei mittelständischen und kleinen Unternehmen zunehmend beliebter – allerdings sollte man das nur tun, wenn es ausdrücklich gefordert oder vorher abgesprochen ist. Blindbewerbungen auf diesem Wege gehen mit hoher Wahrscheinlichkeit unter.

Checkliste Online-Bewerbung

• Absenderadresse: seriöse Adresse wie etwa vorname.zuname@anbieter.de benutzen

• Anhänge: Lebenslauf und Zeugnis möglichst in einer Datei (PDF-Format)

• Blindbewerbung per E-Mail: geht in den allermeisten Fällen unter

• Größe: insgesamt unter einem Megabyte

• Professionalität: Es gelten dieselben Regeln wie bei einer Bewerbung in Papierform, nur die Versandart ist anders.

In der Betreffzeile sollten das Wort „Bewerbung“ sowie gegebenenfalls der Titel der Stellenanzeige beziehungsweise der Bezug zu einem Telefonat mit Datum erscheinen. Im Anschreiben darf keinesfalls der allgemein übliche, lockere E-Mail-Jargon angeschlagen werden. Alle Regeln der Kunst einer seriösen Selbst-Präsentation gelten selbstverständlich auch hier. Es bietet sich an, den Lebenslauf, eventuell auch das Anschreiben und sonstige Anlagen als Anhang mitzuschicken. Machen Sie es dem Empfänger nicht unnötig schwer. Anhänge größer als ein Megabyte sind tabu. Architekten, die Entwurfszeichnungen oder Präsentationen mitschicken möchten, sollten darauf achten. Die schönsten E-Mail-Bewerbungen landen im virtuellen Papierkorb, weil sie zu groß sind oder sich nicht öffnen lassen. Der Empfänger hat wenig Lust, mehr als drei Anhänge anzuklicken und auszudrucken. Daher die Empfehlung: Konvertieren Sie die Anhänge in ein PDF–Format. Diese Dateien kann jeder lesen, sie sind nicht virenanfällig und in der Regel relativ klein. Sie brauchen auch keine Sorge zu haben, dass der Text verrutscht, wie es manchmal bei Worddokumenten passiert. Man kann übrigens die gesamte Bewerbung einschließlich Anschreiben mit Bild, Lebenslauf und ausgewählten Zeugnissen in einem einzigen Dokument zusammenfassen. Dazu benötigen Sie nur einen PDF-Konverter. Die Software gibt es von mehreren Anbietern kostenlos im Internet als Freeware (zum Beispiel „pdfcreator“). Unglücklich ist der Verweis auf eine Bewerberhomepage. Auch eine CD mit einer Präsentation – unter Architekten sehr beliebt – bedeutet für die Personalverantwortlichen Mehrarbeit, die sie oft nicht bereit sind zu leisten, denn manchmal fehlen bestimmte Programme, um die Dateien zu öffnen. Das allein kann das Aus einer eigentlich sehr gut vorbereiteten Bewerbung bedeuten.

„Bewerbungsunterlagen: Die erste Arbeitsprobe“ als pdf

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