Richtig präsentieren – aber wie?

Vorträge und Präsentationen gehören in fast allen akademischen Berufen zum Alltag – auch für Architekten und Bauingenieure. Zahllose Rhetorikseminare, Vortrags-Coachings und Präsentationsschulungen vermitteln ihren Teilnehmern das erforderliche Rüstzeug für einen souveränen Auftritt vor Publikum. Doch in der Praxis sind überfrachtete, unverständliche und vor allem gähnend langweilige Vorträge noch immer die Regel. Dabei ist es gar nicht so schwierig, seine Argumente anschaulich und überzeugend zu präsentieren.
Ein gelungener Vortrag ist wie eine gute Show: Er soll den Zuhörer beeindrucken, unterhalten und anregen. Information kommt nach einer Studie der Unternehmensberatung Mercer erst an vierter Stelle der Publikumserwartungen. Wer seine Inhalte also erfolgreich vermitteln will, sollte seine Präsentation interessant, abwechslungsreich und überraschend gestalten. Das fängt bereits bei der Vorstellung an: Viele Redner moderieren sich und ihren Vortrag umständlich an, statt gleich zur Sache zu kommen. Das kostet nicht nur wertvolle Redezeit, sondern bremst auch das Tempo des Vortrags, bevor dieser überhaupt in Fahrt gekommen ist. Ebenso kontraproduktiv sind umfangreiche Erklärungen zum Ablauf des Referats. Eine Dramaturgie lässt sich auf diese Weise kaum aufbauen. Am besten also den Einführungsteil möglichst knapp halten und gleich zum eigentlichen Thema überleiten.

Sieben Goldene Präsentations-Regeln 

1. Auf den roten Faden achten:PowerPoint-Präsentationen sind nur so gut wie der Vortrag, den sie begleiten. Machen Sie sich also zunächst Gedanken über den Aufbau Ihrer Argumentation, bevor Sie mit der optischen Gestaltung beginnen. Versuchen Sie dabei, sich an den Erwartungen Ihrer Zuhörer zu orientieren. Sobald Sie sich über den roten Faden Ihres Vortrags im Klaren sind, ist die Präsentation schon so gut wie fertig.

2. Weniger ist mehr: Lassen Sie sich nicht durch die zahllosen Möglichkeiten verführen, die PowerPoint Ihnen bietet. Eine Präsentation besteht in erster Linie aus dem mündlichen Vortrag. Folien und Grafiken sollen das gesprochene Wort unterstützen, nicht davon ablenken. Als Faustregel gilt: Höchs-tens fünf Wörter pro Zeile und nicht mehr als fünf Zeilen pro Folie. Stilelemente, Schriften und Farben sparsam einsetzen.

3. Grafiken statt Zahlen: PowerPoint ist ein optisches Hilfsmittel, um komplexe Sachverhalte zu veranschaulichen. Dies gilt insbesondere für Zahlen und Daten, die im gesprochenen Vortrag schnell untergehen. Doch auch starre Grafiken bleiben schlecht im Gedächtnis haften. Hier lassen sich die Animationsmöglichkeiten des Programms sinnvoll nutzen: Nichts illustriert einen Anstieg so effektiv wie ein wachsender Balken.

4. Richtiges Timing: Eine gute PowerPoint-Präsentation darf die Zuhörer nicht von Ihrem Vortrag ablenken. Jede neue Folie verführt zunächst dazu, sie zu lesen. Daher sollten Sie wichtige Inhalte zunächst mündlich transportieren, bevor Sie sie unmittelbar danach (!) optisch in Erinnerung rufen. Achten Sie darauf, die Folien nicht mit Informationen zu überfrachten. Eine Kernaussage pro Folie genügt völlig.

5. Vortragen statt vorlesen: Wer seine Präsentation von der Folie abliest, macht sich überflüssig. Sobald das Publikum Ihre Ausführungen mitlesen kann, verlieren Sie seine Aufmerksamkeit. Daher werden Handouts erst nach dem Vortrag ausgeteilt. Noch einmal: Sie stehen als Vortragender im Mittelpunkt, nicht PowerPoint. Im Zweifelsfall müssen Sie in der Lage sein, Ihren Vortrag auch ohne technische Hilfsmittel zu halten.

6. Das Publikum fesseln: Ihre Zuhörer wollen in erster Linie unterhalten werden. Untersuchungen zeigen, dass die meisten Menschen sich nur an Anfang und Ende eines Vortrags erinnern. Legen Sie daher besonders großen Wert auf einen fesselnden Auftakt. Statt einer (drögen) Zusammenfassung sollte am Ende lieber eine provokante Frage oder These in den Raum gestellt werden. Achten Sie dabei stets auf Blickkontakt!

7. Nehmen Sie sich Zeit: Gut Ding will Weile haben, das gilt auch für Präsentationen. Und zwar nicht nur bei der Vorbereitung, die möglichst nicht auf den letzten Drücker erfolgen sollte, sondern auch während des Vortrags. Nehmen Sie sich Zeit, Schaubilder zu erläutern, sehen Sie kurze Pausen vor, um Informationen sacken zu lassen und hetzen Sie nicht durch Ihren Text. Dann bleibt das Publikum Ihnen ganz Ohr.

 Mit pfiffigen Worten das Publikum einfangen

Schon die ersten Worte entscheiden darüber, ob Ihnen das Publikum für den Rest des Vortrags seine Aufmerksamkeit schenkt – oder auf Durchzug schaltet. Hier bieten sich rhetorische Fragen an, die das Publikum zum Mitdenken anregen. Auch überraschende und provokative Aussagen, die den Widerspruchsgeist der Zuhörer wecken, erfüllen diesen Zweck. Kleine Geschichten und persönliche Anekdoten zum Thema haben sich ebenfalls bewährt, um einen „guten Draht“ zum Publikum herzustellen. Dabei sollte immer der Augenkontakt zu den Anwesenden gesucht werden. Schüchterne Gemüter können ihren Blick auch einfach nur über die Köpfe schweifen lassen – den Unterschied merkt man als Zuhörer nicht.
Wer im Alltag eher der nüchterne Typ ist, muss am Rednerpult nicht zum Stand-up-Comedian mutieren. Das Wichtigste ist ein glaubwürdiges und sicheres Auftreten. Und Sicherheit gewinnt man am besten durch eine gute Vorbereitung. Nehmen Sie sich daher die Zeit, Ihren Vortrag gründlich auszuformulieren. Alles, was auf dem Papier steht, kann Ihnen später weiterhelfen, wenn Sie aufgrund einer Zwischenfrage (oder durch Lampenfieber) den roten Faden verloren haben. Lesen Sie sich Ihren Text mehrfach durch. Laut! Auf diese Weise verinnerlichen Sie Ihre eigene Argumentation – und können leichter daran anknüpfen, wenn Sie unterbrochen wurden. Außerdem schulen Sie so Ihre Aussprache. Alleine durch die Sprachmelodie können Sie die Wirkung Ihrer Aussagen entscheidend beeinflussen. Betonen Sie die Verben, das macht den Vortrag dynamischer. Und bauen Sie Pausen ein, um dem Publikum Zeit zum Nachdenken zu geben.

Der Redner bestimmt die Qualität

Wo früher Overhead-Projektoren und Flipcharts zur Illustration des gesprochenen Wortes dienten, werden mittlerweile fast überall Computertools wie PowerPoint eingesetzt. Schätzungen zufolge werden damit täglich an die 30 Millionen Präsentationen zusammengebastelt. Doch Vorsicht! Qualität und Erfolg eines Vortrags werden noch immer durch den Redner bestimmt, nicht durch die Software. Alle noch so beeindruckenden PowerPoint-Mätzchen können fehlende Argumente oder einen unschlüssigen Aufbau nicht wieder wettmachen. Im Gegenzug kann eine übertrieben animierte, effekthaschende Präsentation auch einem guten Vortrag den Wind aus den Segeln nehmen.
Für einen guten PowerPoint-Vortrag sollten Sie sich an die 10-20-30-Regel halten: nicht mehr als zehn Folien, nicht länger als 20 Minuten, nicht weniger als 30-Punkt Schriftgröße. Auf diese Weise sind Sie gezwungen, sich auf das wirklich Wesentliche zu konzentrieren. So kommen Sie gegen Ende Ihrer Redezeit auch nicht ins Schlingern, weil Sie noch nicht zum eigentlichen Kern Ihrer Argumentation gelangt sind. Sparen Sie sich für den Abschluss Ihres Referats einen Höhepunkt auf. Und verlassen Sie sich stärker auf die Zugkraft Ihrer Argumente als auf wilde Animationen. Dann können Sie Ihren Vortrag sogar dann halten, wenn die Technik Ihnen einen Strich durch die Rechnung macht.

Mit Stimme punkten

Eine schöne Stimme ist ein Pfund, mit dem man seine Zuhörerschaft in den Bann ziehen kann. Es mag sein, dass nicht jeder mit einer angenehmen Klangfarbe gesegnet ist, trotzdem kann man durch einfache Maßnahmen seiner Stimme mehr Ausdruck, Wärme und Klang verleihen. Stimme entsteht, indem wir unsere Stimmlippen im Kehlkopf durch Atmung in Schwingungen versetzen. Auch ein Cello funktioniert vom Prinzip her genauso, die Saiten werden in Schwingungen versetzt, es entstehen Töne. Doch warum geht vom Cello stets ein wohlig warmer Klang aus, während die menschliche Stimme häufig klang- und farblos klingt? Die Antwort liegt im Resonanzraum. Beim Streichen der Saiten verstärkt der Holzkörper die Töne und gerät dabei selbst in Schwingungen. Viele Menschen vergessen, dass auch sie Resonanzräume haben und zwar den eigenen Körper, angefangen mit den Nasennebenhöhlen, dem Rachenraum bis hin zum Brust- und Bauchraum. Doch im Gegensatz zum Cello haben wir zwei Gegenspieler, die unsere Klangräume regelrecht „dicht“ machen: eine ungünstige Körperhaltung und durch Stress bedingte Anspannung. Wenn Sie beides ausschalten, haben Sie viel gewonnen: Ihre Körperhaltung sollte aufrecht sein. Stellen Sie sich vor, Sie seien mit einem unsichtbaren Faden am Himmel festgebunden worden. Lassen Sie die Schultern bewusst locker (weg von den Ohren). Ratsam ist es, die Füße etwa hüftbreit zu stellen und die Knie leicht zu beugen. Achten Sie auf eine gute Stabilität, indem sie immer wieder mit beiden Füßen Kontakt zum Boden aufnehmen. Gegenspieler Nummer zwei führt zu einer flacheren, schnelleren Atmung (Hochatmung). Deshalb: Lassen Sie locker, atmen Sie bewusst aus! Für die Qualität der Stimme ist nicht entscheidend, dass viel Atemluft zur Verfügung steht, sondern die Luft optimal genutzt wird. Versuchen Sie sich die Zwerchfellatmung anzugewöhnen: Die Bauchdecke wölbt sich beim Einatmen leicht nach außen, wobei eine Dehnung in den Flanken spürbar sein sollte. Wenn Sie beiden Aspekten Beachtung schenken, sind Sie auf einem gutem Weg, Ihre Stimme optimal klingen zu lassen.  ■

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