Die lieben Steuern: Leichter als gedacht

Die Selbständigkeit hat ohne Zweifel ihre Vorzüge, wenn da nicht das ganze Drumherum wäre, wie Steuerklärung, Rechtsformen oder Buchführung. „Wir sind doch keine Kaufleute“, klagen viele freiberuflich tätige Architekten und Bauingenieure. Damit haben sie zwar recht, aber wer sich selbständig macht, dem bleibt nichts anderes übrig, als mit Steuern, Recht & Co. Freundschaft zu schließen. Und so schwer, wie es immer scheint, ist das auch gar nicht.

Betriebsausgaben, Buchführung, Steuererklärung – das sind für die meisten Nicht-Kaufleute böhmische Dörfer. Wozu braucht man eigentlich eine Buchführung? Ganz einfach: Alle Selbständigen sind dazu verpflichtet, Ein- und Ausgaben so zu dokumentieren, dass zumindest das Finanzamt den Geschäftsverlauf nachvollziehen und damit die Einkommensteuer berechnen kann, die ihm der Unternehmer schuldet. Die Höhe der Einkommensteuer richtet sich nach dem Gewinn, der in einem Jahr erwirtschaftet wurde. Deshalb braucht man eine Buchführung, die außerdem den Vorteil hat, dass man selbst den Überblick über sein Geschäft behält. Freiberufler wie Ärzte, Rechtsanwälte oder eben auch Architekten und Bauingenieure haben es dabei noch relativ leicht. Sie müssen dem Finanzamt nur eine Einnahmenüberschussrechnung vorlegen. Das funktioniert im Grunde ganz simpel: Man sammelt alle Belege mit Einnahmen und Ausgaben, die den Betrieb betreffen. Alles, was ein Selbständiger für die Ausübung seiner Tätigkeit braucht und gleichzeitig seinen Gewinn schmälert, zählt zu den Betriebsausgaben, beispielsweise Bürobedarf, Reisekosten, Telefon, Miete für Büroräume, Softwareprogramme oder Fortbildungskosten sowie Löhne und Gehälter für Mitarbeiter und Angestellte. Auch ein abgrenzbarer räumlicher Bereich in der Wohnung, der zum Arbeiten dient, ist als Betriebsausgabe absetzbar. Am Jahresende ermittelt man seinen Gewinn, indem man die Ausgaben von den Einnahmen abzieht. Dafür gibt es im Übrigen zahlreiche Softwareprogramme, in die man sich schnell einarbeiten kann. Gewerbetreibende und Kaufleute haben es da schwerer. Sie müssen bilanzieren und eine so genannte doppelte Buchführung vorlegen.

(Fast) jeder Selbständige ist umsatzsteuerpflichtig

Jeder, der selbständig tätig ist, muss Mehrwert- oder – richtigerweise muss man sagen – „Umsatzsteuer“ zahlen. Einzige Ausnahme: Von der Umsatzsteuerpflicht befreit sind alle Kleinunternehmer. Das sind diejenigen, deren Umsatz im letzten Jahr beziehungsweise im Gründungsjahr nicht höher als 17.500 Euro war oder voraussichtlich sein wird und im laufenden Jahr 50.000 Euro voraussichtlich nicht überschreiten wird. Die meisten Existenzgründer können diese Befreiung in Anspruch nehmen. Sie brauchen dafür gar nichts weiter zu tun, sie gilt nämlich automatisch. Kleinunternehmer können aber auch freiwillig erklären, dass sie zur Umsatzsteuer herangezogen werden wollen, auch wenn sie unter der Umsatzgrenze liegen. Freiwillig Steuern zahlen – ist das denn ratsam? Was die Umsatzsteuer angeht: ja. Selbständige haben in der Regel finanzielle Vorteile, wenn sie umsatzsteuerpflichtig sind. Das hat folgenden Grund: Jeder Unternehmer schlägt Mehrwertsteuer auf seine Rechnungen drauf, bei Architekten- und Ingenieurleistungen sind es zurzeit 19 Prozent. Diese Beträge müssen an das Finanzamt abgeführt werden, denn das Geld gehört dem Staat. Aber nicht in voller Höhe: Vorher dürfen Unternehmer davon die Mehrwertsteuer abziehen, die sie für Einkäufe, die den Betrieb betreffen, gezahlt haben. Denn im Preis dieser Waren ist ja auch immer Mehrwertsteuer enthalten. Abgeführt wird also nur die Steuer auf den „Mehrwert“, den das Unternehmen erwirtschaftet hat, weshalb diese Art von Umsatzsteuer auch Mehrwertsteuer heißt. Und damit niemand zu rätseln anfängt: Gemeint ist mit „Umsatzsteuer“ und „Mehrwertsteuer“ immer dasselbe. Ein Beispiel: Mal angenommen, ein Selbständiger hat mit seinem Auftraggeber ein Honorar über 100 Euro vereinbart. Nun schreibt er eine Rechnung. Da er umsatzsteuerpflichtig ist, schlägt er 19 Prozent Mehrwertsteuer zusätzlich auf den Betrag auf. Auf seinem Konto gehen also 119 Euro brutto ein. 19 Euro davon gehören ihm gar nicht, die muss er als Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Der Staat versteht beim Thema Steuern keinen Spaß. Wer die Umsatzsteuer einfach behält, macht sich strafbar. Nun hat der Unternehmer aber auch Betriebsausgaben, und ganz im Zeichen der Wirtschaftsförderung sollen die Unternehmen entlastet werden, und zwar so: Wenn der besagte Selbständige in ein Geschäft geht und einen Bleistift kauft, dann legt er – mal angenommen – 1,19 Euro auf den Tisch. Darin enthalten sind auch 19 Prozent Mehrwertsteuer, also 19 Cent. Diesen Betrag holt er sich vom Finanzamt zurück, indem er dem Staat nun nicht mehr die kompletten 19 Euro überweist, die da als eingenommene Mehrwertsteuer auf seinem Konto schlummern, sondern nur noch 18,81 Euro. In Wahrheit hat ihn der Bleistift also nur 1,00 Euro gekostet.

Nicht umsatzsteuerpflichtig zu sein, kann Vorteile haben

Der Vorteil einer Befreiung liegt beispielsweise darin, dass man keine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben muss. Am Anfang der Selbständigkeit verlangt das Finanzamt die monatliche Abgabe auf elektronischem Wege. Eine Befreiung kann einem außerdem einen gewissen Preiswettbewerbsvorteil bringen, und zwar dann, wenn man ausschließlich für Nicht-Unternehmer arbeitet, also für öffentliche oder private Auftraggeber. Diese sind selbst nämlich auch nicht umsatzsteuerpflichtig, bekommen die Mehrwertsteuer also nicht vom Finanzamt zurück. Für sie ist die Mehrwertsteuer eine echte Mehrausgabe. Wer von der Umsatzsteuerpflicht befreit ist, kann diesen Kunden daher 19 Prozent günstigere Preise anbieten als jemand, der Umsatzsteuer abführen muss.

Was ist zu bedenken, wenn man sich mit Kollegen zusammentut?

_MG_6271_FormsachenMan muss in erster Linie eine geeignete Rechtsform für das gemeinsame Unternehmen auswählen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten mit jeweiligen Vor- und Nachteilen. Im Planungssektor werden häufig Personengesellschaften gebildet. Die einfachste Rechtsform ist die Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR). Sie kann theoretisch am Stammtisch per Handschlag gegründet werden, und zwar dann, wenn sich mindestens zwei Personen zusammentun, die einen gemeinsamen Zweck verfolgen. Ein schriftlicher Vertrag ist zwar sehr empfehlenswert, aber rein rechtlich nicht zwingend erforderlich. Auch die Buchführung gestaltet sich einfach; bei Freiberuflern reicht die besagte Einnahmenüberschussrechnung. Vorteilhaft ist auch, dass sich die Gesellschafter schnell wieder trennen können, ohne ein aufwändiges Konkursverfahren durchlaufen zu müssen. Die GbR hat zudem steuerliche Vorteile. Freiberufler sind von der Gewerbesteuer befreit; diese Regelung bleibt in einer GbR bestehen. Zu achten ist nur darauf, dass alle Gesellschafter einen freien Beruf ausüben. Ist nur ein einziger Gesellschafter Gewerbetreibender, zum Beispiel ein Zimmermeister, wird der gesamte Betrieb rein steuerlich gesehen zu einem Gewerbebetrieb. In diesem Fall entfällt die Befreiung von der Gewerbesteuer. Die GbR hat allerdings auch einen Haken: Jeder Unternehmer muss für die Fehler, die er begeht, geradestehen, das heißt, er kann dafür haftbar gemacht werden. Durch einen Planungsfehler beispielsweise können nicht nur Gegenstände, sondern auch Personen zu Schaden kommen. Die GbR sieht dabei keine Haftungsbegrenzung vor. Wer also Fehler macht, haftet mit seinem gesamten Privatvermögen, und zwar nicht nur für sich selbst, sondern auch für die anderen Gesellschafter. Die meisten Alleinunternehmer haften im Übrigen zu selben Bedingungen wie bei einer GbR. Der Abschluss einer Berufshaftpflichtversicherung ist daher obligatorisch. Damit werden Personen- und Sachschäden versichert, die durch einen Fehler entstanden sind. Versicherungen treten allerdings nicht bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit ein. Es gibt auch die Möglichkeit, mit dem Auftraggeber eine Haftungsbegrenzungsvereinbarung zu treffen. Die muss allerdings bei jedem Auftrag extra vereinbart werden, und nicht jeder Auftraggeber ist bereit, so eine Vereinbarung zu unterzeichnen.

Alternative zur GbR: die GmbH

Bei der Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) wird – wie der Name schon sagt – Haftung begrenzt. Im Gegensatz zur GbR muss bei der GmbH ein Mindeststammkapital von 25.000 Euro mitgebracht und die Hälfte davon auf ein Konto eingezahlt werden. Kommt es zu einem Haftungsfall, haftet der Unternehmer nur mit dem Stammkapital der Gesellschaft, also 25.000 Euro. Sein Privatvermögen bleibt außen vor, aber auch nur dann, wenn er nicht grob fahrlässig oder vorsätzlich gehandelt hat. Neuerdings gibt es die so genannte Mini-GmbH, bei der es kein Mindeststammkapital gibt, die Haftungsbegrenzung jedoch trotzdem gewährleistet ist. Auch Alleinunternehmer können eine GmbH gründen und diesen Vorteil genießen, müssen jedoch auch einige Nachteile in Kauf nehmen. Die Buchführung ist, um nur ein Beispiel zu nennen, um einiges komplizierter als bei der GbR, denn hier muss bilanziert werden. Dafür muss man schon einiges kaufmännisches Verständnis mitbringen, wenn man sich den Gang zum Steuerberater sparen möchte. Eine einfache Einnahmenüberschussrechnung reicht nicht. Eine GmbH muss außerdem Gewerbesteuer zahlen, unabhängig davon, ob die Gesellschafter Freiberufler sind oder nicht. Welche Rechtsform für Architekten und Bauingenieure nun die bessere ist, lässt sich schwer sagen. Man sollte sich eingehend von einem Notar oder Steuerberater beraten lassen. Die GbR ist mit Sicherheit die wirtschaftlichere Form, die im Übrigen von den meisten kleineren Architektur- und Ingenieurbüros gewählt wird. Man muss kein Mindestkapital wie bei der GmbH mitbringen. Wichtig ist nur, die Haftungsfragen nicht leichtfertig abzutun. Blauäugigkeit kann Haus und Hof kosten – auch wenn es nicht der eigene Fehler war.

Angestellte und Mitarbeiter

Angestellte zu beschäftigen, geht immer mit hohen finanziellen Belastungen einher. Zu den Lohnkosten kommen die sozialen Leistungen, wie Lohnsteuer, Kranken-, Renten- und Pflegeversicherung. Zudem sind Arbeitgeber verpflichtet, Mitglied in der Berufsgenossenschaft zu sein und für jeden Mitarbeiter Beiträge zu entrichten. Diese Institution ist der Träger der gesetzlichen Unfallversicherung, hier sind alle Angestellten im Falle eines Unfalls am Arbeitsplatz versichert. Wegen der hohen Kosten wird es für viele Selbständige schwierig sein, zumindest am Anfang Angestellte zu beschäftigen. Es gibt aber zahlreiche andere, wirtschaftlichere Lösungen, um zum Beispiel eine Urlaubsvertretung oder Unterstützung bei einzelnen Projekten sicherzustellen. Vielleicht kann man sich einen Berufskollegen suchen, der einen im Urlaub vertritt und für den man im Gegenzug auch die Urlaubsvertretung übernimmt. Büroarbeiten können auch von geringfügig Beschäftigten übernommen werden. Ein solches Arbeitsverhältnis wird auch Minijob genannt. Der Arbeitgeber muss in diesem Fall seine Mitarbeiter bei der Minijobzentrale in Essen anmelden. Von wenigen Ausnahmen abgesehen sind nur geringe Pauschalbeiträge zur Renten- und Krankenversicherung zu leisten. Die Zusammenarbeit mit Freien ist eine weitere Möglichkeit, wobei unbedingt zu prüfen ist, wen man mit ins Boot holt und ob es sich tatsächlich um einen Selbständigen handelt. Ist das nicht der Fall, kann man schnell in Schwierigkeiten geraten. Wenn sich herausstellt, dass man jahrelang mit einem Scheinselbständigen zusammengearbeitet hat, wird das in der Regel sehr teuer, denn dann muss man sämtliche Sozialversicherungsbeiträge nachträglich abführen. ■

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