Dokumentation ist das A und O

Man muss nicht unbedingt silberne Löffel klauen, um einmal einen Gerichtssaal von innen zu betrachten. Wer als Architekt oder Bauingenieur nicht in Konflikt mit dem Vertragspartner oder dem Gesetz geraten will, muss bei der täglichen Arbeit auf der Hut vor Planungsfehlern oder missachteten Bauvorschriften sein. Welche rechtlichen Stolperfallen es gibt und wie man Rechtsstreitigkeiten vermeiden kann, erklärt Fachanwalt für Bau- und Architektenrecht Dr. Stefan Rude, WMRC Rechtsanwälte, Berlin.

Mit welchen Schwierigkeiten kommen Architekten und Bauingenieure am häufigsten zu Ihnen?

Dr. Stefan Rude: Meistens geht es um Haftungsfälle, viele kommen aber auch wegen Honorarstreitigkeiten oder in gesellschaftsrechtlichen Angelegenheiten zu uns, also wenn es um Formen der Zusammenarbeit zwischen Architekten geht. Außerdem beraten wir Architekten und Auftraggeber bei der Vergabe von Bauaufträgen und bei der Gestaltung von Verträgen. Dabei arbeiten wir eng mit Architekten und Ingenieuren zusammen.

Welche juristischen Fehler werden in der Praxis gemacht?

Dr. Stefan Rude: Rechtskenntnisse sind eigentlich in allen Leistungsphasen von Bedeutung, und zwar nicht nur bei der Planung oder Bauüberwachung. Bei der Vergabe von Planungs- und Bauaufträgen und deren Vollzug spielt das Vertragsrecht natürlich eine wichtige Rolle. Wichtig ist die Berücksichtigung der konkreten Verträge aller am Bauvor-haben Beteiligten. Aufgabe des vom Bauherrn beauftragten Planers ist es auch, darauf zu achten, dass die von ihm verwendeten Vertragsklauseln wirksam sind und später auch wirklich erfüllt werden. Fehler werden zum Beispiel häufig bei den Themen Vertragsstrafen und Sicherheitsleistungen gemacht. Darüber hinaus fällt auf, dass von einigen am Bau Beteiligten die Bedeutung der technischen Normen, insbesondere der DIN, nicht zutreffend eingeschätzt wird. Maßstab für die Mangelfreiheit eines Bauvorhabens sind nämlich die konkreten Verträge beziehungsweise die konkreten Baubeschreibungen. Diese sind vorrangig vor irgendwelchen technischen Normen. Dort wo im Vertrag Lücken sind, gelten regelmäßig die allgemein anerkannten Regeln der Technik als Maßstab für die Mangelfreiheit von Leistungen. Diese anerkannten Regeln der Technik müssen nicht mit Regeln einer DIN übereinstimmen. Wenn man also als Bauüberwacher nur auf die Einhaltung von DIN-Normen achtet, können Haftungsprobleme entstehen, denn der Bauherr kann erwarten, dass die Anforderungen aus seinem konkreten Bauvertrag eingehalten werden, zum Beispiel hinsichtlich eines hohen Schallschutzstandards.

Welche Möglichkeiten gibt es, um sich vor juristischen Fehlern zu schützen?

Dr. Stefan Rude: Die Anforderungen an die Architekten sind sehr hoch, derzeit vielleicht sogar überspannt. Ein Architekt als Bauleiter, der in der hitzigen Phase des Bauens juristische Dinge prüfen muss, hat es nicht gerade einfach. Trotzdem – es gibt ein paar Grundregeln, die auch im Eifer des Gefechts beachtet werden sollten. Dass man hinsichtlich der aktuellen Rechtslage immer auf dem Laufenden bleiben muss, versteht sich von selbst. Ein genereller Merksatz für den Planer lautet: Nicht selber Entscheidungen treffen, sondern den Bauherrn entscheiden lassen. Freilich muss der Architekt Entscheidungen vorbereiten, über Risiken aufklären und Empfehlungen aussprechen. In der Praxis läuft es aber oft anders. Der Druck ist häufig so groß, dass der Architekt selbst entscheiden muss. Wichtig ist dann aber, sich immer beim Bauherrn rückzuversichern, in grundlegenden Fragen auch schriftlich.

Noch etwas würde viel Ärger vermeiden: die vorsorgende Rechtsberatung. Leider werden wir immer erst zu Rate gezogen, wenn das Kind schon in den Brunnen gefallen ist. Es ist jedoch Aufgabe der Architekten, den Bauherrn auf rechtliche Risiken hinzuweisen und zu sagen: „Da weiß ich auch nicht weiter, hier brauchen wir juristische Beratung.“ Meist übernimmt der Auftraggeber dafür sogar die Kosten. Wenn es um Fragen der Statik geht, ziehen Architekten ja auch den Rat eines Tragwerksplaners hinzu. Das ist bei rechtlichen Fragen nicht anders.

Außerdem gilt: Wer schreibt, der bleibt, wer telefoniert, der verliert. Auch wenn das ein sehr bürokratischer Ansatz ist – man ist immer gut beraten, alles schriftlich zu machen, also auch jede Baubesprechung zu protokollieren und allen Teilnehmern zukommen zu lassen. Wenn Vorgänge nach fünf Jahren thematisiert werden – was durchaus sein kann, denn so lange dauern die Verjährungsfristen für Mängelansprüche – dann sind die mündlichen Absprachen schwer zu beweisen.

Müssen schriftliche Dokumente bestimmte Kriterien erfüllen, um vor Gericht Bestand zu haben?

Dr. Stefan Rude: Das hängt von den Regelungen in den Verträgen ab. Der Architekt sollte insoweit den Bauvertrag des Bauherrn mit dem Bauunternehmen kennen. Häufig sind Formvorschriften geregelt. Den Empfang wichtiger Dokumente, etwa von Vertragsänderungen, Fristsetzungen, Kündigungen, sollte man sich aus Beweisgründen am besten schriftlich bestätigen lassen. Selbst ein Faxprotokoll taugt im Konfliktfall nicht als Beweis, dass der Empfänger ein Dokument bekommen hat. E-Mails als Beweismittel sind ohnehin problematisch, weil sie leicht nachträglich konstruiert werden können. Trotzdem ist es klug, den E-Mail-Verkehr als Gedächtnisstütze beziehungsweise so eine Art Tagebuch zu sichern. Meist weiß man schon wenige Jahre später gar nicht mehr so genau, was man bei einer bestimmten Baumaßnahme gemacht hat.

Was genau ist ein Haftungsfall?

Dr. Stefan Rude, WMRC Rechtsanwälte Berlin

Dr. Stefan Rude, WMRC Rechtsanwälte Berlin

Dr. Stefan Rude: Ein Haftungsfall tritt ein, wenn die Verletzung einer vertraglichen Pflicht zu einem Schaden beim Bauherrn oder einem Dritten geführt hat. Architekten und Bauingenieure werden etwa für Schäden, die an einem oder durch ein von ihnen geplantes Bauwerk entstanden sind, in Haftung genommen, das heißt, sie müssen die Verantwortung zum Beispiel für Baumängel oder auch Personenschäden übernehmen. Meistens wird der Planer zusammen mit einem Bauunternehmen zur Rechenschaft gezogen. Das Problem ist, dass relativ viele Bauunternehmen nicht liquide sind. Da ist der Ingenieur als Anspruchsgegner immer willkommen, weil er eine Haftpflichtversicherung hat. Die ist auch notwendig, denn in jeder Leistungsphase stecken Haftungsrisiken; besonders kritisch ist die Bauüberwachung. Der Architekt als Bauleiter muss zum Beispiel vor der Abnahme Mängel erkennen, die vom Bauunternehmen verursacht wurden. Andernfalls kann es sein, dass er für die Mängel haftet und eben auch für die Schäden, die daraus entstehen. Ich habe Fälle gehabt, bei denen die Schadenssumme weit über der Versicherungssumme lag. Das ist für selbständige Architekten besonders bitter, die häufig mit ihrem Privatvermögen haften.

Die Honorare für Architekten und Ingenieure sind in der HOAI (Hono­rarordnung für Architekten und Ingenieure) festgelegt. Warum drehen sich die Konflikte trotzdem so häufig ums Geld?

Dr. Stefan Rude: Die HOAI ist ein Preisverzeichnis für Architektenleistungen und tatsächlich streitanfällig. Sie trägt den Realitäten bei einem Bauvorhaben teilweise nicht Rechnung, was allerdings keine Besonderheit der HOAI ist. Kein Gesetz kann alle Einzelfälle unmissverständlich regeln. Bei aller Undurchsichtigkeit ist die HOAI aber auch eine Absicherung nach unten. Sie regelt ja Mindesthonorarsätze, weniger darf ein Auftraggeber eigentlich nicht für planerische Leistungen bezahlen. Der Markt sieht natürlich anders aus, viele Ingenieure verdingen sich dann doch zu geringeren Sätzen.

Wie können sich Architekten um öffentliche Aufträge bewerben? Was ist zu beachten?

Dr. Stefan Rude: Der öffentliche Auftraggeber ist in seiner Entscheidung über freiberufliche Aufträge grundsätzlich freier als etwa bei der Vergabe von Bauaufträgen. Sobald ein Auftragswert von derzeit 200.000 Euro (netto) erreicht ist, muss der öffentliche Auftraggeber allerdings nach der Vergabeordnung für freiberufliche Leistungen (VOF) öffentlich und europaweit im EU-Amtsblatt ausschreiben. Er kann dann ein Verhandlungsverfahren oder einen Architektenwettbewerb durchführen. Der Auftraggeber muss vorher festlegen, nach welchen Kriterien er den Auftrag vergeben will. Häufig werden bestimmte Erfahrungen verlangt, was es jungen Architekten natürlich schwer macht, einen öffentlichen Auftrag zu erlangen. Dann bietet es sich an, eine Kooperation mit anderen Architekten oder Ingenieuren einzugehen, die die verlangten Erfahrungen aufweisen. So können unter Umständen eigene Defizite ausgeglichen werden. Darüber hinaus sollte größte Sorgfalt bei der Anfertigung der Angebote oder Bewerbungsunterlagen angewendet werden. Bereits kleinste Formfehler können zum Ausschluss des Angebots oder der Bewerbung führen. Der Architekt bewirbt sich ja regelmäßig darum, selbst Vergabeverfahren für den Bauherrn zu betreuen (Leistungsphasen 6 und 7). Es macht sich deshalb nicht gut, wenn die eigene Teilnahme am Vergabeverfahren nachlässig wirkt. Im Übrigen sollten keine Honorare unterhalb des HOAI-Mindestsatzes angeboten werden. Auch dies ist ein Ausschlussgrund, wenngleich der öffentliche Auftraggeber gehalten ist, den Architekten vor einem Ausschluss auf die Unterschreitung der Mindestsätze hinzuweisen. Es soll aber vorkommen, dass es öffentliche Auftraggeber mit der Unterschreitung der Mindestsätze nicht so genau nehmen und ein Angebot bevorzugen, das unterhalb der Mindestsätze liegt. In diesem Fall hätte der HOAI-treue Bieter einen Rechtsschutzanspruch gegen seinen Mitbewerber beziehungsweise den öffentlichen Auftraggeber, das unzulässige Angebot von der Vergabe auszuschließen. Dies gilt freilich nur bei Überschreitung des oben genannten Auftragswertes. Hierfür gibt es ein gesetzliches Nachprüfungsverfahren. Vergaben unterhalb des Auftragswertes sind rechtlich nur schwer angreifbar, wenngleich das in einzelnen Fällen auch gelungen ist. ■

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Wie Sie den Papierkrieg gewinnen

Gut informiert, mit einer Geschäftsidee oder besser noch mit einem konkreten Auftrag im Gepäck, sind Sie bestens gewappnet für die Selbständigkeit. Als Nächstes müssen Sie einige Formalitäten erledigen. Der Gang durch verschiedene Behörden und die Auseinandersetzung mit Versicherungen mögen langweilig und zeitraubend sein, sind aber absolut notwendig.

Anmeldung beim Finanzamt

Mit diesen Steuern haben Freiberufler zu tun:

  • Einkommensteuer: Während Angestellte Lohnsteuer zahlen müssen, führen Selbständige Einkommensteuer ab. Alle Einnahmen, zum Beispiel Honorare, müssen im Rahmen der Einkommensteuererklärung versteuert werden. Betriebsausgaben, wie Papier, Bleistifte etc., können von der Steuer abgesetzt werden. Anhand Ihrer Angaben im „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ schätzt das Finanzamt die Steuerschuld für die kommenden Jahre und verlangt meist Vorauszahlungen.
  • Kirchensteuer: Wenn Sie Mitglied der evangelischen oder katholischen Kirche sind, müssen Sie mit Ihrer Einkommensteuer auch Kirchensteuer abführen.
  • Umsatzsteuer: Jeder Unternehmer muss Umsatzsteuer zahlen. Es gibt jedoch Ausnahmen. Befreit sind alle Kleinunternehmer, deren Umsatz im Gründungsjahr nicht höher als 17.500 Euro war oder voraussichtlich sein wird und im laufenden Jahr 50.000 Euro voraussichtlich nicht überschreiten wird.
  • Lohnsteuer: Fällt nur an, wenn Sie Angestellte haben. Arbeitgeber und Arbeitnehmer teilen sich die Lohnsteuer und zahlen jeweils die Hälfte.

Die erste offizielle Stelle, der Sie die Aufnahme einer selbständigen Tätigkeit melden müssen, ist das Finanzamt. Dazu müssen Sie den „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ ausfüllen. Der Fragebogen ist direkt beim örtlichen Finanzamt, meist aber auch als Download im Internet erhältlich. Hier sind zum Beispiel Angaben über Ihre geschätzten Einkünfte, die Art Ihrer Tätigkeit oder den Sitz Ihres Büros zu machen. Anschließend prüft das Finanzamt, ob Sie zur Gruppe der Freien Berufe oder der Gewerbetreibenden gehören. Das hängt davon ab, welche Leistungen Sie anbieten. Sofern es sich um Planungsleistungen handelt, die ja zu den klassischen Aufgabengebieten von Architekten und Bauingenieuren gehören, wird man Sie aller Voraussicht nach als Freiberufler eingruppieren. In diesem Fall brauchen Sie kein Gewerbe anzumelden. Das Finanzamt wird Ihnen eine Steuernummer mitteilen. Darüber sind alle im Betrieb anfallenden steuerrechtlichen Vorgänge abzuwickeln.

Die für die Steuer relevanten Unterlagen wie Quittungen und Honorarabrechnungen sollten Sie im eigenen Interesse sorgfältig aufbewahren und sich von Anfang an eine ordnungsgemäße Buchführung angewöhnen. Dafür gibt es zahlreiche, einfach bedienbare Softwareprogramme. Das Finanzamt führt in regelmäßigen Abständen Steuerprüfungen durch. Steuerprüfer kommen zu Ihnen nach Hause oder ins Büro und verlangen Einsichtnahme in Ihre Unterlagen, dazu sind sie berechtigt. Es ist nicht nur peinlich, sondern kann sogar mit einem Bußgeld belegt werden, wenn Ihre Buchführung nicht nachvollziehbar ist.

Namensrecht: Nicht alles ist erlaubt

Was haben Familienplanung und Existenzgründung gemeinsam? Ganz einfach: Das „Kind“ braucht einen Namen. Nicht nur das Finanzamt möchte wissen, mit wem es künftig zu tun hat, sondern auch Ihre Kunden oder Konkurrenten. Grundsätzlich dürfen Sie den Namen Ihres Unternehmens nicht frei wählen, sondern sind an bestimmte gesetzliche Vorschriften gebunden. Hintergrund ist folgender: Bei jedem Unternehmen muss eindeutig feststellbar sein, wer der oder die Inhaber sind. Bei Kaufleuten und Gewerbetreibenden ist das kein Problem. Sie sind im Handelsregister eingetragen und dürfen auch unter einem Phantasienamen auftreten.

_MG_6271_FormsachenDa die meisten Architekten und Bauingenieure keinen Handelsregistereintrag haben, weil sie Freiberufler sind, muss aus dem Namen ihres Unternehmens sofort erkennbar sein, wem die Firma gehört. Bei Freiberuflern reicht der Familienname aus, zum Beispiel „Architekturbüro Schäfer“. Zusätzlich zum Eigennamen dürfen Branchenbezeichnungen, Buchstabenkombinationen und Phantasiebegriffe verwendet werden. Falls Sie Ihrem Unternehmen zu Ihrem Familiennamen einen Phantasienamen geben wollen, prüfen Sie, ob die entsprechenden Bezeichnungen nicht bereits als Firma oder Marke eingetragen sind. Wenn Sie sich mit mehreren zusammentun und eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) gründen wollen, müssen mindestens zwei Gesellschafter im Namen der Gesellschaft geführt werden.

Steuerberatung

Versicherungen für Selbständige

Von Berufshaftpflicht bis Arbeitslosen-versicherung – alle wichtigen Versicherungen für Selbständige im Überblick

…Beitrag lesen

Der Gang zum Steuerberater ist immer mit Kosten verbunden. Bei bestimmten Fragestellungen empfiehlt es sich, einen fachlichen Rat einzuholen. An dieser Stelle aber nochmals der Tipp an alle Alleinunternehmer und Kleingründer: Versuchen Sie sich nicht alles aus der Hand nehmen zu lassen. Wenn es die Zeit zulässt, erledigen Sie Ihre Buchführung und möglichst auch Ihre Steuererklärung selbst. Mit etwas Geduld lernen Sie das sehr schnell. Für spezielle Fragen ist im Übrigen das Finanzamt eine gute Informationsquelle. Hier werden Sie zwar nicht beraten, aber Sie bekommen Auskunft. Dazu sind die Finanzbeamten verpflichtet. Je weniger Sie von anderen abhängig sind, desto besser. Damit sparen Sie bares Geld. Später, wenn „der Laden läuft“, ist es sinnvoll, den „Papierkram“ an ein Steuerberatungsbüro zu delegieren. Denn dann haben Sie anderes zu tun.

Eröffnung eines Geschäftskontos

Die Eröffnung eines Geschäftskontos ist sehr zu empfehlen, wird von Kleinunternehmern jedoch nicht ausdrücklich verlangt. Vorteilhaft ist, dass Überziehungszinsen gegenüber dem Finanzamt geltend gemacht werden können. Außerdem verliert man bei der Trennung von privatem und dienstlichem Geldverkehr nicht den Überblick. ■

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