Sicher planen: Was Berufseinsteiger wissen müssen

Sicher planen: Was Berufseinsteiger wissen müssen

von Rechtsanwalt Sascha Ludwig, AIA AG – Versicherungsspezialist für Architekten und Ingenieure

Als Hochschulabsolvent und Berufsanfänger macht man sich in der Regel noch keine großen Gedanken darüber, was im Beruf schieflaufen kann. Im Berufsleben angekommen, verlässt man sich dann oft einfach auf die Berufshaftpflichtversicherung. Es gibt jedoch zahlreiche Konstellationen, in denen der Architekt bzw. Ingenieur für eigene Fehler haftet, aber auch für die Fehler anderer mithaftet. Einige davon werden im Folgenden beispielhaft besprochen.

In der Baubranche kann viel schiefgehen. Architekten und Ingenieure müssen dafür gerade stehen.

Foto: lutz6078/pixabay.com

Planungsfehler 

Besteht der Auftrag des Architekten bzw. Ingenieurs in der Erstellung einer Planung, so ist dieser verantwortlich für die Richtigkeit der Pläne. Sind die Pläne dagegen unvollständig oder falsch, sei es durch eine bloße Unachtsamkeit oder Außerachtlassen der Vorgaben des Bauherrn, können aus dieser falschen Planung bei der Realisierung des Bauvorhabens Schäden auftreten. Denkbar sind beispielsweise Fälle, in denen Dachfenster aufgrund einer falschen Maßangabe nicht den Anforderungen an einen Fluchtweg genügen oder in denen z.B. Fensterrahmen in einem Farbton geplant werden, der zwar baurechtlich nicht zu beanstanden ist, jedoch dem Farbwunsch des Bauherrn nicht entspricht. In solchen Fällen haftet der Planersteller für den Schaden und muss dem Bauherrn diesen ersetzen. Im Fall der falschen Farbwahl kann der Schaden deutlich höher sein als auf den ersten Blick gedacht. Nimmt man als Beispiel ein Mehrfamilienhaus, in dem sämtliche Fenster ausgetauscht werden müssen, kann schnell ein sechsstelliger Betrag als Schaden herauskommen.

Eine Haftung kann auch für einen fehlerhaften Plan bestehen, den zwar ein anderer erstellt hat, der Architekt bzw. Ingenieur diesen allerdings zur weiteren Grundlage der eigenen Planung macht. In dem Fall ist der Architekt verpflichtet, den Ursprungsplan zumindest grob zu prüfen, und darf jedenfalls offensichtliche Fehler nicht einfach so in die eigene Planung übernehmen.

TIPP: Auch fremde Pläne sollten also immer sorgfältig überprüft werden.

Bauleitungsfehler 

Ist der Architekt mit der Objektüberwachung beauftragt, haftet er bei Bauausführungsfehlern als Bauleiter in der Regel gesamtschuldnerisch mit den ausführenden Unternehmern. Dichtet der Dachdecker das Dach nicht nach den anerkannten Regeln der Technik ab und kommt es dadurch zu einem Feuchteschaden, ist natürlich zunächst einmal der Dachdecker für den Schaden verantwortlich, schließlich hat dieser seine Arbeit nicht ordnungsgemäß ausgeführt. Der bauleitende Architekt hat jedoch die Aufgabe, die Arbeiten der jeweiligen Unternehmer zu überwachen, und gegenüber dem Bauherrn die Verantwortung für das mängelfreie Entstehen des Bauvorhabens. Dies stellt im konkreten Fall den Dachdecker zwar nicht von der Pflicht frei, ordnungsgemäß zu arbeiten, jedoch wird davon ausgegangen, dass der Architekt den Fehler hätte bemerken müssen und mit entsprechendem Hinweis den später entstehenden Feuchteschaden hätte verhindern können. Daher trifft den Architekten eine Mitschuld und löst eine sogenannte gesamtschuldnerische Haftung aus.

TIPP: Es sollte darüber nachgedacht werden, ob Aufträge, die nur die Bauleitung umfassen, angenommen werden. Vergütet wird in dem Fall vom Bauherrn nur die Leistungsphase 8, die Objektüberwachung. Die Haftung erstreckt sich unter Umständen aber auf alle Leistungsphasen.

Gesamtschuldnerische Haftung

Gesamtschuldnerische Haftung bedeutet, dass für einen Schaden mehrere Personen gemeinsam haften. Im obigen Beispiel mit dem Feuchteschaden haften der Unternehmer und der Architekt. Die rechtliche Besonderheit ist, dass der Gläubiger, also derjenige, der Schadensersatz verlangt, sich aussuchen kann, von welchem Gesamtschuldner er den Schadensersatz haben möchte. Der Bauherr kann den Feuchteschaden also entweder nur gegenüber dem Dachdecker, nur gegenüber dem Architekten oder gegenüber beiden geltend machen.

Wählt er nur einen der beiden Gesamtschuldner, kann er von diesem unabhängig davon, wer von beiden eine größere Schuld an dem Schaden trägt, die gesamte Schadensumme verlangen. Zwar hat der in Anspruch genommene Gesamtschuldner die Möglichkeit, seinerseits vom anderen Gesamtschuldner Schadensersatz zu verlangen, ist dieser aber zum Beispiel insolvent, bleibt er allein auf dem Schaden sitzen.

Da hinter einem Architekten oder Ingenieur in der Regel eine Versicherung steht, wird dieser als Gesamtschuldner in eigentlich allen Fällen, in denen der Bauherr die Möglichkeit hat, neben dem ausführenden Unternehmer in Anspruch genommen.

Haftung für Andere

Beauftragt der Architekt oder Ingenieur für einen Teil seiner Leistungen einen Subunternehmer, so ist zunächst zu prüfen, ob dies die Vertragsbeziehung zwischen Bauherr und Architekt überhaupt erlaubt. Ist diese Konstellation nicht vertraglich ausgeschlossen, muss sich der Architekt im Klaren darüber sein, dass er auch für Fehler des Subunternehmers haftet. In einem Fall aus der Praxis hat der Architekt die Rechnungsprüfung an einen Subunternehmer ausgelagert. Dieser hat in betrügerischer Absicht zu hohe Rechnungen freigegeben. Da es sich um ein großes Projekt handelte, war der Schaden entsprechend hoch, es stehen ca. 800.000 EUR im Raum. Der Subunternehmer hat mittlerweile Insolvenz angemeldet. Es bleibt nur der Architekt übrig, weil der Bauherr den Subunternehmer mangels Vertrag gar nicht direkt in Anspruch nehmen könnte und der Architekt mangels Liquidität den Schaden nicht vom Subunternehmer ersetzt bekommen wird.

Haftungssummen

Solche Schäden können für den Architekten existenzbedrohend sein. Denn zu beachten ist stets: Eine Versicherung deckt nur bestimmte Haftungssummen ab. Oft sind nur die geforderten Mindestsummen versichert. Diese sind von Bundesland zu Bundesland unterschiedlich und hängen darüber hinaus von der gewählten Gesellschaftsform (z.B. Einzelarchitekt oder Partnerschaftsgesellschaft) ab. Bei Einzelarchitekten liegen die Deckungssummen z.B. in Nordrhein-Westfalen für Sachschäden bei 250.000 EUR pro Jahr, für Personenschäden bei 1,5 Mio. EUR pro Jahr. In Bayern dagegen betragen die Deckungssummen für Sachschäden lediglich 200.000 EUR pro Jahr.

In obigem Beispiel hat der Architekt mit Mindesthaftungssumme ein Problem: Selbst wenn die Versicherung eintritt, wird diese, sofern der Architekt aus Nordrhein-Westfalen stammt, lediglich 250.000 EUR bezahlen. Die restlichen 550.000 EUR muss der Architekt aus eigener Tasche zahlen.

Sofern Zweifel an der Forderung des Bauherrn bestehen, genießt der Architekt jedoch in jedem Fall Abwehrschutz durch den Versicherer. Das bedeutet, die Anwalts- und Prozesskosten werden vom Versicherer getragen, so dass der Architekt sich nicht selbst um seine Verteidigung kümmern muss.

Es ist also wichtig, sich mit dem Risiko der übernommenen Projekte auseinanderzusetzen. Hierbei unterstützt der entsprechende Versicherungspartner. Für Berufsanfänger reichen die Mindestdeckungssummen in den allermeisten Fällen aus. Einige Versicherungspartner, wie z.B. die AIA AG, bieten Berufsanfängern hohe Rabatte für den Einstieg an.

RA Sascha Ludwig

Foto: AIA AG

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LIEBER DEN EXPERTEN FRAGEN

Auch wenn der Architekt gegenüber dem Bauherrn auch rechtlich beraten darf, sollte im Zweifelsfall lieber einmal mehr als einmal weniger auf die Beratung eines Rechtsanwaltes hingewirkt werden. Ein rechtliches Grundwissen ist jedoch stets von Vorteil. Hierfür werden Seminare und Fortbildungsveranstaltungen angeboten, die auf die Bedürfnisse von Architekten bzw. Ingenieuren zugeschnitten sind.

Als Selbständiger oder Freiberufler kommt man um Verträge nicht herum. Zu Beginn eines jeden Auftrages mit dem Bauherrn wird ein Architekten- oder Ingenieurvertrag geschlossen. Dabei kann und sollte – sofern auf anwaltliche Beratung verzichtet wird – auf Musterverträge aus geeigneten Quellen zurückgegriffen werden, die an den aktuellen Stand der Rechtsprechung angepasst sind. Wird ein Vertrag vom Bauherrn vorgelegt, kann dieser auf versicherungsrechtliche und haftungsrechtliche Probleme überprüft werden. Solch eine Prüfung ist wichtig, damit keine Vereinbarungen getroffen werden, die den Versicherungsschutz gefährden.

Services wie Musterverträge, Vertragsprüfungen oder Seminarveranstaltungen werden von verschiedenen Experten, wie z.B. der AIA AG (www.aia.de), zur Verfügung gestellt. Gerade in der Anfangszeit sind diese für Ihre berufliche Zukunft essentiell.

Fazit

Nach alledem können aus unserer Erfahrung viele Fehler schon durch sorgfältige Vorbereitung und Sensibilisierung im Vorfeld verhindert werden. Der Versicherungspartner unterstützt den Kunden dabei von Beginn an. Einem erfolgreichen und schadenfreien Berufsstart steht damit nichts im Wege.

Ordnung ist das halbe Berufsleben

Ordnung ist das halbe Berufsleben

von Ute Schroeter und Nicole Puscz

Die meisten Architekten und Bauingenieure starten als Angestellte ins Berufsleben. Damit bleibt ihnen – anders als bei Selbständigen – ziemlich viel Bürokratie erspart. Dennoch müssen auch Angestellte den einen oder anderen „Papierkram“ meistern.

Aufräumen!

Foto: Marisa_Sias/pixabay.com

ORDNUNG

Die Verzettelungsgefahr ist groß, denn das Finanzamt, die Bundesagentur für Arbeit oder die Versicherungen schicken wichtige Unterlagen immer noch auf Papier per Post. Auch die monatlichen Gehaltsabrechnungen, die man unbedingt aufbewahren sollte, um beispielsweise Rentenansprüche nachweisen zu können, werden in Papierform an Angestellte und Mitarbeiter ausgehändigt. Anfangs mögen die Stapel an unsortierten Bescheiden und Policen noch wenig Eindruck erwecken, können aber spätestens beim Erstellen der ersten Einkommensteuererklärung zum unbezwingbaren Gegner werden. Wo ist der Versicherungsschein für die Berufsunfähigkeit und wo verflixt der letzte Bescheid vom Finanzamt, aus dem die Steuernummer hervorgeht? Deshalb: Halten Sie Ordnung, und zwar konsequent von Anfang an. Ordnung halten ist eigentlich ganz einfach und fällt vielen von uns dennoch schwer: Jeder Zettel, jedes Dokument braucht seinen Platz. Die erste Herausforderung besteht darin, jedem Stück Papier einen solchen Platz zuzuweisen, und zwar so, dass man alle Dokumente später schnell wiederfindet. Bewährt haben sich ordnende Systeme, wie Aktenordner mit Trennblättern. Im Ordner „Versicherungen“ können Sie beispielsweise sämtliche Versicherungsunterlagen abheften. Da Sie es mit ziemlich vielen Versicherungen zu tun bekommen werden, sollten Sie jeden Vorgang mit beschrifteten Trennblättern unterteilen, auch dann, wenn Sie bei einem Anbieter mehrere Verträge haben. Achten Sie auf einen übersichtlich beschrifteten Ordnerrücken mit Angaben zu Inhalt und Jahreszahl. Beschriften Sie ruhig mit der Hand – das geht schneller als gedruckt. Wer dazu immer denselben Stift verwendet und die Beschriftung immer gleich anordnet, schafft auch rein äußerlich einen ordentlichen Eindruck im heimischen Regal.

Die zweite Herausforderung liegt darin, sich die Zeit zum Aufräumen zu nehmen. Nach der Arbeit hat man verständlicherweise wenig Lust, Papierberge zu bändigen. Am besten lassen sich diese zähmen, wenn man sie erst gar nicht wachsen lässt. Briefe also immer sofort öffnen, gegebenenfalls den Vorgang erledigen und danach gleich abheften.

VERSICHERUNGEN

Krankenversicherung

In Deutschland gilt Krankenversicherungspflicht, das heißt, jeder – egal ob abhängig beschäftigt oder selbständig – muss sich selbst ausreichend krankenversichern. Das ist gesetzlich
vorgeschrieben. Die studentische Krankenversicherung endet mit dem Ende des Semesters, in dem man exmatrikuliert wurde. Dann meldet sich normalerweise die Krankenversicherung und bietet eine „freiwillige Versicherung“ an. Der Beitrag errechnet sich grundsätzlich aus den aktuellen Einnahmen. Hat der Betroffene keine oder nur geringe Einnahmen, wird der Beitrag nach der sogenannten Mindestbemessungsgrenze berechnet, die jedes Jahr vom Gesetzgeber einheitlich für alle Krankenkassen festgesetzt wird.

Wer in einem Anstellungsverhältnis steht, wird normalerweise gesetzlich versichert. Die Wahl zwischen gesetzlicher und privater Krankenversicherung haben nur Beamte, Selbständige – Freiberufler oder Gewerbetreibende – und Angestellte, deren Einkommen über der „Versicherungspflichtgrenze“ von 52.200 Euro im Jahr liegt. Für die anderen, die „Pflichtversicherten“, ist grundsätzlich die gesetzliche Krankenkasse zuständig. Den Anbieter darf man selbst auswählen, Sie müssen nur Ihren Arbeitgeber über Ihre Wahl in Kenntnis setzen. Den Beitrag teilen sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Die Höhe richtet sich nach Ihrem Bruttogehalt, momentan liegt der Arbeitnehmeranteil zur Krankenversicherung bei 7,3 Prozent.

Da die gesetzlichen Krankenversicherungen in der Gestaltung der Leistungen an das Sozialgesetzbuch gebunden sind, fallen rund 95 Prozent der Leistungen bei allen Kassen gleich aus, dazu zählen unter anderem Behandlungen im Krankenhaus, Behandlungen beim Zahnarzt, Leistungen für Kinder sowie Heilmittel und Hilfsmittel. Seit 2015 erheben die Krankenkassen einen Zusatzbeitrag zwischen 0 und 1,3 Prozent. Die Höhe darf jede Kasse selbst festlegen. An dieser Stelle stehen die Kassen also im Wettbewerb, daher lohnt sich ein Vergleich auch bei der gesetzlichen Versicherung. Denn der Arbeitgeber muss sich lediglich am gesetzlichen Krankenkassenbeitrag von 14,6 Prozent zur Hälfte beteiligen. Für den Zusatzbeitrag kommt der Versicherte selbst auf.

Haftpflichtversicherung

Bei der Haftpflichtversicherung muss man unterscheiden zwischen der privaten und der Berufshaftpflichtversicherung. Die private Haftpflichtversicherung zahlt, wenn der Versicherte einen anderen schädigt. Fachleute halten sie für absolut notwendig, weil beispielsweise die Kosten eines Personenschadens den Verursacher finanziell ruinieren können: Schmerzensgeld, Behandlungs- und Pflegekosten sowie der behindertengerechte Umbau einer Wohnung können sich auf Millionen summieren. Die Stiftung Warentest rät dringend zur privaten Haftpflichtversicherung mit einer Versicherungssumme von mindestens drei Millionen Euro pauschal für Personen- und Sachschäden. Die Berufshaftpflichtversicherung für Architekten und Ingenieure ist nur für Selbständige relevant. Angestellte sind automatisch über ihren Arbeitgeber mitversichert, müssen sich also darum nicht kümmern. Ein Sonderthema, das für viele Absolventen eine Rolle spielen kann, ist die „freie Mitarbeit“. Sonderklauseln, dass freie Mitarbeiter unter die Versicherung des Büros „unterschlüpfen“ können, existieren zwar, bergen aber auch Gefahren. Wenn Sie eine freie Mitarbeit planen, lesen Sie dazu unbedingt unser Kapitel „Existenzgründung“.

Unfallschutz

Ein Teil des deutschen Sozialversicherungssystems ist die gesetzliche Unfallversicherung – getragen durch die verschiedenen Berufsgenossenschaften. Angestellte sind über ihren Betrieb automatisch in der Berufsgenossenschaft pflichtversichert. Sie sind dann bei allen betrieblichen Tätigkeiten gegen die Folgen von Arbeitsunfällen, Wegeunfällen (auf dem Weg von und zur Arbeit) und Berufskrankheiten abgesichert. Behandlungskosten nach einem Unfall werden von der Krankenversicherung bezahlt, aber nicht alle Maßnahmen übernehmen die Krankenkassen, im Gegensatz zu den Berufsgenossenschaften, die normalerweise alle medizinisch nötigen Behandlungen und Rehabilitationsmaßnahmen tragen. Im schlimmsten Fall zahlen die Berufsgenossenschaften auch Invaliditäts- bzw. Hinterbliebenenrente. Sie decken allerdings ausschließlich Unfälle und Erkrankungen ab, die direkt mit der Arbeit zusammenhängen – Freizeitunfälle natürlich nicht.

Berufsunfähigkeitsversicherung

Wer aufgrund einer beruflich bedingten Krankheit oder eines Unfalls berufsunfähig wird und in der Berufsgenossenschaft (freiwillig) versichert ist, bekommt eine Invaliditätsrente. Die Erwerbsminderungsrente aus der gesetzlichen Rentenversicherung kommt nur in ganz seltenen Fällen zum Tragen und reicht meistens kaum aus, um den Lebensstandard zu halten. Berufsunfähigkeit ist über die gesetzliche Rentenversicherung seit 2001 gar nicht mehr abgedeckt. Private Versicherungsunternehmen bieten Berufsunfähigkeitsversicherungen an, die unabhängig vom Grund der Berufsunfähigkeit, also beispielsweise auch nach Freizeitunfällen, zahlen. Sie sind für Angestellte wie für Selbständige interessant. Eine Berufsunfähigkeitsversicherung greift, wenn man nicht mehr im erlernten oder vorwiegend ausgeübten Beruf arbeiten kann, und das unabhängig davon, ob in einem anderen Beruf gearbeitet wird – es sei denn, im Vertrag gibt es eine Klausel über die „abstrakte Verweisung“, denn das würde bedeuten, dass die Versicherung die Leistungen verweigern kann, wenn man in einem anderen Beruf arbeitet. Nur noch wenige Versicherungen haben diese – für den Versicherungsnehmer ungünstige – Klausel, die Vertragsbedingungen sollten also genau gelesen werden. Die Höhe der Leistungen kann individuell festgelegt werden, hat aber Auswirkungen auf die Beitragshöhe, die auch risiko- und altersabhängig ist. Weil die Beitragshöhe sich auch nach dem Eintrittsalter richtet, ist es besonders für junge Menschen sinnvoll, eine Berufsunfähigkeitsversicherung abzuschließen. Sie sollte so abgeschlossen werden, dass im Schadensfall die Rente bis zum Eintritt in das Rentenalter gezahlt wird. Auch hier ist es sinnvoll, vergleichbare Angebote verschiedener Versicherungsunternehmen einzuholen und zu vergleichen.

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Die Berufshaftpflichtversicherung ist ein wichtiger Baustein für Ihre Karriere. Wir unterstützen Sie von Beginn an mit dem höchsten Berufseinsteiger-Bonus und langsam anpassenden Beiträgen. Wir geben Ihnen aber noch weitere wichtige Hilfestellungen.

www.aia.de

DIE ERSTE STEUERERKLÄRUNG

Müssen Arbeitnehmer eine Steuererklärung abgeben? In vielen Fällen sind sie nicht dazu verpflichtet, es sei denn, sie gehören beispielsweise einer bestimmten Steuerklasse an oder beziehen Nebeneinkünfte wie Mieten oder Honorare. Selbständige müssen grundsätzlich eine Steuererklärung abgeben. Aber auch Arbeitnehmer, Studenten oder Jobsuchende sollten sich freiwillig die Mühe machen, denn häufig winkt eine Rückerstattung vom Finanzamt, natürlich nur, wenn man bereits Steuern gezahlt hat. Wer Einkünfte unter dem gesetzlichen Freibetrag erzielt hat (2017: 8.820 EUR), bekommt bereits gezahlte Steuern auf jeden Fall zurück. Höhere Einkünfte können durch Abzug von beispielsweise Werbungskosten gesenkt werden. Wichtig: Sie müssen dem Finanzamt gegenüber belegen können, dass Ihnen die Rückerstattung zusteht. Deshalb gewöhnen Sie sich gleich zu Anfang des Berufslebens an, relevante Belege zu sammeln, um sie beim Finanzamt einreichen zu können.

Über „Elster“ (www.elster.de), das offizielle Programm der Finanzverwaltung von Bund und Ländern, erhalten Sie sämtliche Formulare. Sie können Ihre Steuererklärung nach Registrierung bei Elster auch elektronisch abgeben, meist wird diese sogar schneller bearbeitet. Mittlerweile gibt es auch vereinfachte Steuererklärungsbögen für Arbeitnehmer. Bei der ersten Steuererklärung das Feld „Steuernummer“ freilassen. Die Steueridentifikationsnummer finden Sie später auf dem Lohnsteuerbescheid. Zur Erstellung Ihrer Steuererklärung brauchen Sie:

  • Persönliche Daten: Name, Adresse, Geburtsort,
  • Steuernummer, Steueridentifikationsnummer etc.
  • Einkommensnachweise (Lohnsteuerbescheinigung,
  • Bescheinigung über Arbeitslosengeld, Kindergeld,
  • Elterngeld, Abfindungen, Insolvenzausfallgeld etc.)
  • Eventuell Bescheinigungen für Anlage Kind (Schulgeld,
  • Kinderbetreuungskosten, Kranken- und Pflegeversicherungs- beiträge, Ausbildungsbescheinigung, BAföG-Bescheid etc.)
  • Belege für Werbungskosten (Fortbildung, Arbeitsmaterial,
  • Reise- und Umzugskosten, Bewerbungskosten etc.)
  • Belege für Sonderausgaben (Unfall-, Haftpflicht-, Lebens- und Rentenversicherungsbeiträge, Kranken- und
  • Pflegeversicherung, Spenden etc.)
  • Belege für außergewöhnliche Belastungen
  • (Krankheitskosten, Haushaltshilfe etc.)

Diese Kosten lassen sich absetzen:

Werbungskosten:

Alle Kosten, die mit dem Beruf oder der Ausbildung zusammenhängen, von Kosten für Bewerbung über Fahrtkosten und Umzugskosten bis hin zu Fortbildungen. Vom Finanzamt werden jährlich 1.000 Euro automatisch als Arbeitnehmerpauschbetrag berücksichtigt. Bei höheren Kosten lohnt es sich, die entsprechenden Belege zu sammeln und einzureichen.

Sonderausgaben:

Dazu zählen Beiträge für die Altersvorsorge, Beiträge zu der gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung, zur Rentenversicherung, aber auch Spenden. Wenn Sie keine genauen Angaben zu der Höhe der Ausgaben machen, rechnet das Finanzamt pauschal 36 Euro an.

Außergewöhnliche Belastung:

Krankheitskosten (Arztkosten, Zuzahlung für Medikamente, Brille etc.), Unterhaltskosten und Katastrophenschäden fallen unter den Begriff der außergewöhnlichen Belastung. Wie viel davon angerechnet wird, hängt von der Höhe des Einkommens, dem Familienstand und der Anzahl der Kinder ab.

Steuerermäßigungen:

bekommen Sie für alle Handwerksarbeiten und Dienstleistungen, die rund um den Haushalt anfallen. Dazu gehören beispielsweise Kosten für Maler, Heizungswartung, aber auch Kosten für Haushaltshilfen. Bei einem Umzug summieren sich die Kosten für Handwerker und Dienstleistungen enorm. Hier also unbedingt die entsprechenden Nachweise sammeln.

Die ersten 100 Tage

Die ersten 100 Tage im Job

Mit dem ersten Arbeitstag wird alles anders:

Vorbei die Studienzeit, in der man das Arbeitspensum überwiegend selbst bestimmen konnte. Nun gibt es Vorgesetzte, Kollegen, geregelte Arbeitszeiten und eine Menge neuer Aufgaben. Die ersten hundert Tage im neuen Job können ziemlich anstrengend sein, denn in dieser Zeit steht man unter besonderer Beobachtung. Während der Probezeit kann ein Arbeitgeber ohne Angabe von Gründen das Arbeitsverhältnis wieder kündigen. Doch kein Grund zur Sorge: Wer einige ungeschriebene Regeln beachtet, übersteht die Bewährungsprobe ohne Probleme.

Die Einarbeitung

Normalerweise genießen Berufsanfänger eine Art „Welpenschutz“. Dass Sie noch nicht alles können und wissen, gesteht Ihnen jeder Arbeitgeber zu. Im Gegenzug erwartet man von Ihnen, dass Sie alles dafür tun, um die Einarbeitungsphase kurz zu halten.

Erste wichtige Regel: Werden Sie selbst aktiv. Sie dürfen nicht darauf warten, dass Ihnen ein Kollege alle relevanten DIN-Normen, Gesetze und sonstige Literatur fein säuberlich kopiert auf den Schreibtisch legt. Gehen Sie selbst in die Bibliothek oder ins Internet und besorgen sich die notwendige Fachliteratur. Die zweite Regel könnte aus der Sesamstraße stammen: Das Motto „Wer nicht fragt, bleibt dumm“ sollten sich Berufsanfänger zu eigen machen. Wenn Sie etwas nicht richtig verstanden haben, haken Sie nach. Fragen ist kein Zeichen von Dummheit. Es zeigt, dass Sie Interesse haben und dass es Ihnen wichtig ist, Ihre Aufgaben sorgfältig zu erledigen. Das können Sie nur, wenn Ihnen alle Zusammenhänge klar sind.

Fragen ist elementar, aber fragen Sie so, dass Sie Ihren Chef oder Ihre Kollegen nicht nerven. Manchmal ist es besser, alle Unklarheiten, die einem während der Arbeit begegnen, zu sammeln und später gebündelt zu klären. Wer wegen Kleinigkeiten zum zehnten Mal beim Nachbarn anklopft, handelt sich schnell den Ruf einer Nervensäge ein. Einen guten Eindruck hinterlassen Sie besonders dann, wenn Sie zeigen, dass Sie sich selbst um die Beantwortung einer Frage bemüht haben. Wenn Sie beispielsweise ein Leistungsverzeichnis für eine Bauleistung aufstellen sollen und bei der Formulierung des Leistungstextes nicht weiter wissen, dann rufen Sie doch einfach mal beim Produkthersteller an und lassen sich beraten. Die Firmen stellen Ihnen Produktkataloge zur Verfügung, die meist auch entsprechende Leistungstexte enthalten. Doch Vorsicht: Das darf nicht zu lange dauern. Es kommt nicht gut an, wenn Sie stundenlang telefonieren, um hinterher festzustellen, dass ein Kollege die Frage in zwei Minuten beantwortet hätte.

Schreiben Sie mit!

Einige Gewohnheiten, die Sie noch aus der Uni oder aus der Schule kennen, sollten Sie im Berufsleben fortführen. Dazu gehört das Mitschreiben. Sie werden täglich telefonieren oder an Baubesprechungen teilnehmen. Um stets den Überblick zu behalten, sollten Sie kurze Gesprächsnotizen anfertigen, aus denen das Datum, der Gesprächspartner und wichtige Details des Gesprächs hervorgehen. Ob Sie das am PC oder handschriftlich machen, bleibt Ihnen überlassen. Hauptsache, es geht schnell. Bauleiter sind sogar verpflichtet, ein Bautagebuch zu führen, in dem alle Bauleistungen und Geschehnisse des Tages dokumentiert werden.

 

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Telefonieren – aber richtig!

„Ans Telefon zu gehen ist doch kinderleicht“, werden Sie jetzt vermutlich denken. Der professionelle Umgang mit dem Kommunikationsmittel Nummer eins ist aber gar nicht so einfach. Die Art und Weise, wie Sie beispielsweise einem Auftraggeber am Telefon begegnen, wirkt sich direkt auf das Image der Firma aus. Freundlichkeit allein genügt nicht, um einen positiven Eindruck beim Anrufer zu hinterlassen. Die professionelle Begrüßung besteht aus drei Teilen: dem Firmennamen, dem eigenen Vor- und Zunamen und dem Tagesgruß. Beispiel: „Architekturbüro Müller, Schmidt und Partner. Elisabeth Krüger. Guten Tag.“Niemand verlangt von Ihnen, dass Sie, wenn Sie selbst angerufen werden, auf jede Frage sofort eine Antwort parat haben. Allerdings müssen Sie Ihrem Gesprächspartner aktive Hilfe anbieten. Sagen Sie nicht: „Da kann ich Ihnen auch nicht weiterhelfen.“ Entweder Sie leiten den Anrufer an eine zuständige Person weiter oder schlagen einen Rückruf vor, zum Beispiel, wenn Sie erst passende

Unterlagen raussuchen müssen. Gleiche Spielregeln gelten bei der Vertretung eines Kollegen. Die Mitteilung, dass dieser unterwegs ist, nützt dem Anrufer wenig. Sagen Sie lieber:
„Herr Schmidt ist morgen wieder im Hause. Kann ich Ihnen helfen?“  Ein solches Angebot bleibt mit Sicherheit in positiver Erinnerung, selbst wenn Sie keine endgültige Lösung anbieten können. Fertigen Sie eine kurze Gesprächsnotiz mit Datum, Uhrzeit und Grund des Anrufes an, damit sich Ihr Kollege nach seiner Rückkehr um die Angelegenheit kümmern kann. Seien Sie diesbezüglich unbedingt zuverlässig.

Außerdem: Sprechen Sie niemals über firmeninterne Schwierigkeiten, wenn sich beispielsweise ein Auftraggeber bei Ihnen beschwert. Das gilt im Übrigen generell, nicht nur für das Telefon. Zeigen Sie sich Ihrem Arbeitgeber gegenüber unbedingt loyal. Aussagen wie „Bei uns herrscht Chaos“, „Unser Computer ist abgestürzt“ oder „Der neue Praktikant hat Mist gebaut“ schaden dem Ansehen der Firma und damit auch Ihnen, selbst wenn es tatsächlich so war.

Die professionelle Begrüßung

besteht aus drei Teilen:

  •  Firmennamen,
  • dem eigenen Vor- und Zunamen
  • und dem Tagesgruß.
Qualitätsmanagement (QM)

Viele größere Architektur- und Ingenieurbüros, der öffentliche Dienst oder Bauunternehmen verfügen über ein Qualitätsmanagementsystem, zum Beispiel das nach DIN EN ISO 9001 zertifizierte System oder ein vergleichbares. Das Ziel eines QM-Systems liegt darin, die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens zu verbessern, indem zum Beispiel Arbeitsabläufe effizienter gestaltet werden. Das Zertifikat wird von einer Prüfstelle vergeben, zum Beispiel vom Technischen Überwachungsdienst (TÜV). Bei international tätigen Firmen ist das Qualitätszertifikat mittlerweile ein Muss. Aber auch bei deutschlandweit agierenden Firmen setzt sich die Einhaltung der Norm mehr und mehr durch. Das wichtigste Utensil eines Qualitätsmanagementsystems ist das QM-Handbuch, in dem das QM-System beschrieben wird. Neue Mitarbeiter finden hierin wichtige Informationen.

Es enthält beispielsweise genaue Arbeitsanweisungen für jeden Bereich, dieFestlegung von Verantwortungen, bestimmte Ordner- und Ablagestrukturen (auch für den PC), Vorgaben für die Ordnerbeschriftung oder Listen für den Qualitätscheck. Falls Sie in einem QM-zertifizierten Unternehmen arbeiten, müssen Sie sich an die Vorgaben der Norm halten und sollten sich keine eigene Ordnung schaffen. Die Einhaltung der Qualitätsstandards wird in regelmäßigen Abständen von der externen Prüfstelle kontrolliert. Verstöße gegen die Norm können zum Verlust des Zertifikats führen. Da das Verfahren recht aufwendig ist, sind die kleineren Architektur- oder Ingenieurbüros häufig nicht zertifiziert. Allerdings gibt es mittlerweile auch für diese Gruppe ein leicht handelbares Qualitätsmanagementsystem und zwar das TÜV-geprüfte „QualitätsZertifikat Planer am Bau“, mit dem sich im Gegensatz zu der allgemeinen Industrie-Norm ein speziell auf die Bedürfnisse

 

 

von Bauplanern zugeschnittener Qualitätsstandard herstellen lässt. Dieser wird nicht nur von öffentlichen, sondern auch von halböffentlichen Auftraggebern, wie zum Beispiel der Bahn, und natürlich auch von privaten Bauherrn anerkannt. Auch wenn kein Zertifikat im Unternehmen vorhanden ist, so gibt es in jedem Büro gewisse Ordnungsregeln, zum Beispiel ein bestimmtes Ablagesystem, dem sich neue Mitarbeiter anpassen sollten. Ordnung ist eine wichtige Grundlage für den beruflichen Erfolg. Führen Sie Ihre Unterlagen immer so, dass auch andere damit arbeiten können. Wenn Sie krank sind und Ihre Kollegen die Vertretung übernehmen, müssen sich diese anhand Ihrer Notizen problemlos einen Überblick über den Stand Ihres Projektes verschaffen können.

 

Zeitmanagement:  In der Ruhe liegt die Kraft

Stress und Hektik sind im Berufsleben an der Tagesordnung, vor allem wenn ein Abgabetermin näherrückt. Neulinge stehen unter dem besonderen Druck, die Probezeit zu überstehen, und werden daher häufig von Stresssymptomen heimgesucht. „Wie soll ich das bloß alles schaffen?“, schießt es einem beim Anblick des riesigen Berges an Arbeit durch den Kopf. Eines ist sicher: In Panik zu geraten und sich ohne Sinn und Verstand in die Arbeit zu stürzen, hilft Ihnen nicht weiter, macht Sie schlimmstenfalls sogar krank. „Wenn du es eilig hast, gehe langsam“, so lautet der Titel eines Buches von Prof. Lothar Seiwert, einem anerkannten Fachmann auf dem Gebiet des Zeitmanagements. Im Klartext heißt das: Machen Sie einen Schritt nach dem anderen. Lenken Sie den Blick nicht nach oben, sondern immer nur auf den nächsten Schritt. Andernfalls passiert nämlich das, was Beppo der Straßenkehrer aus Michael Endes Kinderbuch „Momo“ treffend beschreibt: „Manchmal hat man eine sehr lange Straße vor sich. Man denkt, die ist so schrecklich lang, das kann man niemals schaffen, denkt man. Und dann fängt man an, sich zu eilen. Und man eilt sich immer mehr. Jedes Mal, wenn man aufblickt, sieht man, dass es gar nicht weniger wird, was vor einem liegt. Und man strengt sich noch mehr an, man kriegt es mit der Angst, und am Schluss ist man außer Puste und kann nicht mehr. Und die Straße liegt immer noch vor einem. So darf man es nicht machen.“ Vielen Menschen geht die Puste vor allem deswegen aus, weil sie nicht in der Lage sind,

wichtige von unwichtigen Aufgaben zu unterscheiden. Sie „verzetteln“ sich im wahrsten Sinne des Wortes.

Daher: Planen Sie die einzelnen Schritte, die zur Bewältigung eines Projektes notwendig sind. Die erste Frage des Tages muss lauten: Was liegt heute an? Was ist besonders dringlich und muss zuerst bearbeitet werden? Was kann auch später erledigt oder delegiert werden? Hilfreich sind so genannte „To-do-Listen“, auf denen Sie alle anstehenden Aufgaben nach Prioritäten geordnet aufführen und nach und nach abarbeiten können. Viele Menschen behaupten, sie hätten zu viel zu tun, um zu planen. Das ist zu kurz gedacht, denn es kostet nur wenige Minuten, um eine Prioritätenliste aufzustellen. Eine gute Planung spart nicht nur Zeit und steigert die Qualität der Arbeit. Auch der „Spaß-Faktor“ bleibt erhalten, vorausgesetzt man macht es wie Beppo der Straßenkehrer, der zu seiner Freundin Momo sagt: „Man darf nie an die ganze Straße auf einmal denken, verstehst du? Man muss nur an den nächsten Schritt denken, an den nächsten Atemzug, an den nächsten Besenstrich. Und immer wieder nur an den nächsten. Dann macht es Freude, das ist wichtig, dann macht man seine Sache gut. Und so soll es sein […] Auf einmal merkt man, dass man Schritt für Schritt die ganze Straße gemacht hat. Man hat gar nicht gemerkt wie, und man ist nicht aus der Puste.“

… Last but not least

 

Achten Sie auf sich!

Es mag banal klingen, aber vergessen Sie nicht, auf Ihre Gesundheit Acht zu geben, auch bei der größten Hektik. Durch negativen Stress ausgelöste Krankheiten wie Tinnitus, Hörsturz, Rückenschmerzen oder Magenbeschwerden nehmen unter jungen Menschen zu. Dabei ist es ein Leichtes, ein Anti-Stress-Programm ganz nebenbei während der Arbeit zu fahren: Trinken Sie über den Tag verteilt mindestens zwei Liter Flüssigkeit, am besten stilles Wasser. Regelmäßige Mahlzeiten, ausreichend Schlaf und die Vermeidung von übermäßigem Alkohol- und Nikotingenuss verstehen sich von selbst. Kontrollieren Sie immer mal wieder Ihre Haltung. Sitzen Sie aufrecht oder „lümmeln“ Sie vorm PC rum? Ein krummer Rücken staucht die inneren Organe, besonders die Lungen, dadurch kann die Atmung nicht optimal ablaufen. Ziehen Sie Kleidung an, die bequem sitzt. Der wichtigste Atemmuskel, das Zwerchfell, sitzt in Bauchnähe und darf nicht eingezwängt werden. Gut für die Atmung und fürs Wohlbefinden ist herzhaftes Gähnen, Rekeln und Strecken. Das sollten Sie besonders bei sitzenden Tätigkeiten regelmäßig tun, vielleicht nicht unbedingt, wenn ein Vorgesetzter in der Nähe ist. Sorgen Sie außerdem für Ruhepausen, vor allem wenn Sie das Gefühl haben, nicht weiterzukommen. Nach einem kurzen Spaziergang lösen sich Denkblockaden meist recht schnell.

 

Und wenn Sie am Ende eines Tages doch völlig gerädert nach Hause kommen, obwohl Sie eigentlich die ganze Zeit am Schreibtisch gesessen haben, dann hilft nur eins: Bewegung. Stress ist eigentlich eine positive Reaktion des Körpers. Den Urmenschen sicherte er das Überleben. Stress bedeutet nichts anderes als die erhöhte Ausschüttung von Adrenalin und anderen Hormonen. Das wiederum sorgt für Spannung in der Muskulatur und Optimierung der Sauerstoffversorgung, beste Voraussetzungen für die Jagd auf Mammuts. Im Gegensatz zu unserer zivilisierten Welt haben die Urmenschen Stress in Bewegung umgesetzt, sie waren sogar dazu gezwungen, der Beute nachzustellen, sonst wäre die Küche kalt geblieben. Da wir keinen Mammuts mehr hinterherjagen, müssen wir uns eine Alternative suchen, um Stress abzubauen. Das kann jede Art der Bewegung sein, zum Beispiel Joggen, Fitness oder Fußball. Optimal wäre eine Sportart, die Ihnen Spaß macht. Auf diese Weise haben Sie am nächste Tag wieder genug Puste, um Schritt für Schritt die anstehenden Aufgaben zu lösen. 

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