Ordnung ist das halbe Berufsleben

von Ute Schroeter und Nicole Puscz

Die meisten Architekten und Bauingenieure starten als Angestellte ins Berufsleben. Damit bleibt ihnen – anders als bei Selbständigen – ziemlich viel Bürokratie erspart. Dennoch müssen auch Angestellte den einen oder anderen „Papierkram“ meistern.

Aufräumen!

Foto: Marisa_Sias/pixabay.com

ORDNUNG

Die Verzettelungsgefahr ist groß, denn das Finanzamt, die Bundesagentur für Arbeit oder die Versicherungen schicken wichtige Unterlagen immer noch auf Papier per Post. Auch die monatlichen Gehaltsabrechnungen, die man unbedingt aufbewahren sollte, um beispielsweise Rentenansprüche nachweisen zu können, werden in Papierform an Angestellte und Mitarbeiter ausgehändigt. Anfangs mögen die Stapel an unsortierten Bescheiden und Policen noch wenig Eindruck erwecken, können aber spätestens beim Erstellen der ersten Einkommensteuererklärung zum unbezwingbaren Gegner werden. Wo ist der Versicherungsschein für die Berufsunfähigkeit und wo verflixt der letzte Bescheid vom Finanzamt, aus dem die Steuernummer hervorgeht? Deshalb: Halten Sie Ordnung, und zwar konsequent von Anfang an. Ordnung halten ist eigentlich ganz einfach und fällt vielen von uns dennoch schwer: Jeder Zettel, jedes Dokument braucht seinen Platz. Die erste Herausforderung besteht darin, jedem Stück Papier einen solchen Platz zuzuweisen, und zwar so, dass man alle Dokumente später schnell wiederfindet. Bewährt haben sich ordnende Systeme, wie Aktenordner mit Trennblättern. Im Ordner „Versicherungen“ können Sie beispielsweise sämtliche Versicherungsunterlagen abheften. Da Sie es mit ziemlich vielen Versicherungen zu tun bekommen werden, sollten Sie jeden Vorgang mit beschrifteten Trennblättern unterteilen, auch dann, wenn Sie bei einem Anbieter mehrere Verträge haben. Achten Sie auf einen übersichtlich beschrifteten Ordnerrücken mit Angaben zu Inhalt und Jahreszahl. Beschriften Sie ruhig mit der Hand – das geht schneller als gedruckt. Wer dazu immer denselben Stift verwendet und die Beschriftung immer gleich anordnet, schafft auch rein äußerlich einen ordentlichen Eindruck im heimischen Regal.

Die zweite Herausforderung liegt darin, sich die Zeit zum Aufräumen zu nehmen. Nach der Arbeit hat man verständlicherweise wenig Lust, Papierberge zu bändigen. Am besten lassen sich diese zähmen, wenn man sie erst gar nicht wachsen lässt. Briefe also immer sofort öffnen, gegebenenfalls den Vorgang erledigen und danach gleich abheften.

VERSICHERUNGEN

Krankenversicherung

In Deutschland gilt Krankenversicherungspflicht, das heißt, jeder – egal ob abhängig beschäftigt oder selbständig – muss sich selbst ausreichend krankenversichern. Das ist gesetzlich
vorgeschrieben. Die studentische Krankenversicherung endet mit dem Ende des Semesters, in dem man exmatrikuliert wurde. Dann meldet sich normalerweise die Krankenversicherung und bietet eine „freiwillige Versicherung“ an. Der Beitrag errechnet sich grundsätzlich aus den aktuellen Einnahmen. Hat der Betroffene keine oder nur geringe Einnahmen, wird der Beitrag nach der sogenannten Mindestbemessungsgrenze berechnet, die jedes Jahr vom Gesetzgeber einheitlich für alle Krankenkassen festgesetzt wird.

Wer in einem Anstellungsverhältnis steht, wird normalerweise gesetzlich versichert. Die Wahl zwischen gesetzlicher und privater Krankenversicherung haben nur Beamte, Selbständige – Freiberufler oder Gewerbetreibende – und Angestellte, deren Einkommen über der „Versicherungspflichtgrenze“ von 52.200 Euro im Jahr liegt. Für die anderen, die „Pflichtversicherten“, ist grundsätzlich die gesetzliche Krankenkasse zuständig. Den Anbieter darf man selbst auswählen, Sie müssen nur Ihren Arbeitgeber über Ihre Wahl in Kenntnis setzen. Den Beitrag teilen sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Die Höhe richtet sich nach Ihrem Bruttogehalt, momentan liegt der Arbeitnehmeranteil zur Krankenversicherung bei 7,3 Prozent.

Da die gesetzlichen Krankenversicherungen in der Gestaltung der Leistungen an das Sozialgesetzbuch gebunden sind, fallen rund 95 Prozent der Leistungen bei allen Kassen gleich aus, dazu zählen unter anderem Behandlungen im Krankenhaus, Behandlungen beim Zahnarzt, Leistungen für Kinder sowie Heilmittel und Hilfsmittel. Seit 2015 erheben die Krankenkassen einen Zusatzbeitrag zwischen 0 und 1,3 Prozent. Die Höhe darf jede Kasse selbst festlegen. An dieser Stelle stehen die Kassen also im Wettbewerb, daher lohnt sich ein Vergleich auch bei der gesetzlichen Versicherung. Denn der Arbeitgeber muss sich lediglich am gesetzlichen Krankenkassenbeitrag von 14,6 Prozent zur Hälfte beteiligen. Für den Zusatzbeitrag kommt der Versicherte selbst auf.

Haftpflichtversicherung

Bei der Haftpflichtversicherung muss man unterscheiden zwischen der privaten und der Berufshaftpflichtversicherung. Die private Haftpflichtversicherung zahlt, wenn der Versicherte einen anderen schädigt. Fachleute halten sie für absolut notwendig, weil beispielsweise die Kosten eines Personenschadens den Verursacher finanziell ruinieren können: Schmerzensgeld, Behandlungs- und Pflegekosten sowie der behindertengerechte Umbau einer Wohnung können sich auf Millionen summieren. Die Stiftung Warentest rät dringend zur privaten Haftpflichtversicherung mit einer Versicherungssumme von mindestens drei Millionen Euro pauschal für Personen- und Sachschäden. Die Berufshaftpflichtversicherung für Architekten und Ingenieure ist nur für Selbständige relevant. Angestellte sind automatisch über ihren Arbeitgeber mitversichert, müssen sich also darum nicht kümmern. Ein Sonderthema, das für viele Absolventen eine Rolle spielen kann, ist die „freie Mitarbeit“. Sonderklauseln, dass freie Mitarbeiter unter die Versicherung des Büros „unterschlüpfen“ können, existieren zwar, bergen aber auch Gefahren. Wenn Sie eine freie Mitarbeit planen, lesen Sie dazu unbedingt unser Kapitel „Existenzgründung“.

Unfallschutz

Ein Teil des deutschen Sozialversicherungssystems ist die gesetzliche Unfallversicherung – getragen durch die verschiedenen Berufsgenossenschaften. Angestellte sind über ihren Betrieb automatisch in der Berufsgenossenschaft pflichtversichert. Sie sind dann bei allen betrieblichen Tätigkeiten gegen die Folgen von Arbeitsunfällen, Wegeunfällen (auf dem Weg von und zur Arbeit) und Berufskrankheiten abgesichert. Behandlungskosten nach einem Unfall werden von der Krankenversicherung bezahlt, aber nicht alle Maßnahmen übernehmen die Krankenkassen, im Gegensatz zu den Berufsgenossenschaften, die normalerweise alle medizinisch nötigen Behandlungen und Rehabilitationsmaßnahmen tragen. Im schlimmsten Fall zahlen die Berufsgenossenschaften auch Invaliditäts- bzw. Hinterbliebenenrente. Sie decken allerdings ausschließlich Unfälle und Erkrankungen ab, die direkt mit der Arbeit zusammenhängen – Freizeitunfälle natürlich nicht.

Berufsunfähigkeitsversicherung

Wer aufgrund einer beruflich bedingten Krankheit oder eines Unfalls berufsunfähig wird und in der Berufsgenossenschaft (freiwillig) versichert ist, bekommt eine Invaliditätsrente. Die Erwerbsminderungsrente aus der gesetzlichen Rentenversicherung kommt nur in ganz seltenen Fällen zum Tragen und reicht meistens kaum aus, um den Lebensstandard zu halten. Berufsunfähigkeit ist über die gesetzliche Rentenversicherung seit 2001 gar nicht mehr abgedeckt. Private Versicherungsunternehmen bieten Berufsunfähigkeitsversicherungen an, die unabhängig vom Grund der Berufsunfähigkeit, also beispielsweise auch nach Freizeitunfällen, zahlen. Sie sind für Angestellte wie für Selbständige interessant. Eine Berufsunfähigkeitsversicherung greift, wenn man nicht mehr im erlernten oder vorwiegend ausgeübten Beruf arbeiten kann, und das unabhängig davon, ob in einem anderen Beruf gearbeitet wird – es sei denn, im Vertrag gibt es eine Klausel über die „abstrakte Verweisung“, denn das würde bedeuten, dass die Versicherung die Leistungen verweigern kann, wenn man in einem anderen Beruf arbeitet. Nur noch wenige Versicherungen haben diese – für den Versicherungsnehmer ungünstige – Klausel, die Vertragsbedingungen sollten also genau gelesen werden. Die Höhe der Leistungen kann individuell festgelegt werden, hat aber Auswirkungen auf die Beitragshöhe, die auch risiko- und altersabhängig ist. Weil die Beitragshöhe sich auch nach dem Eintrittsalter richtet, ist es besonders für junge Menschen sinnvoll, eine Berufsunfähigkeitsversicherung abzuschließen. Sie sollte so abgeschlossen werden, dass im Schadensfall die Rente bis zum Eintritt in das Rentenalter gezahlt wird. Auch hier ist es sinnvoll, vergleichbare Angebote verschiedener Versicherungsunternehmen einzuholen und zu vergleichen.

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DIE ERSTE STEUERERKLÄRUNG

Müssen Arbeitnehmer eine Steuererklärung abgeben? In vielen Fällen sind sie nicht dazu verpflichtet, es sei denn, sie gehören beispielsweise einer bestimmten Steuerklasse an oder beziehen Nebeneinkünfte wie Mieten oder Honorare. Selbständige müssen grundsätzlich eine Steuererklärung abgeben. Aber auch Arbeitnehmer, Studenten oder Jobsuchende sollten sich freiwillig die Mühe machen, denn häufig winkt eine Rückerstattung vom Finanzamt, natürlich nur, wenn man bereits Steuern gezahlt hat. Wer Einkünfte unter dem gesetzlichen Freibetrag erzielt hat (2017: 8.820 EUR), bekommt bereits gezahlte Steuern auf jeden Fall zurück. Höhere Einkünfte können durch Abzug von beispielsweise Werbungskosten gesenkt werden. Wichtig: Sie müssen dem Finanzamt gegenüber belegen können, dass Ihnen die Rückerstattung zusteht. Deshalb gewöhnen Sie sich gleich zu Anfang des Berufslebens an, relevante Belege zu sammeln, um sie beim Finanzamt einreichen zu können.

Über „Elster“ (www.elster.de), das offizielle Programm der Finanzverwaltung von Bund und Ländern, erhalten Sie sämtliche Formulare. Sie können Ihre Steuererklärung nach Registrierung bei Elster auch elektronisch abgeben, meist wird diese sogar schneller bearbeitet. Mittlerweile gibt es auch vereinfachte Steuererklärungsbögen für Arbeitnehmer. Bei der ersten Steuererklärung das Feld „Steuernummer“ freilassen. Die Steueridentifikationsnummer finden Sie später auf dem Lohnsteuerbescheid. Zur Erstellung Ihrer Steuererklärung brauchen Sie:

  • Persönliche Daten: Name, Adresse, Geburtsort,
  • Steuernummer, Steueridentifikationsnummer etc.
  • Einkommensnachweise (Lohnsteuerbescheinigung,
  • Bescheinigung über Arbeitslosengeld, Kindergeld,
  • Elterngeld, Abfindungen, Insolvenzausfallgeld etc.)
  • Eventuell Bescheinigungen für Anlage Kind (Schulgeld,
  • Kinderbetreuungskosten, Kranken- und Pflegeversicherungs- beiträge, Ausbildungsbescheinigung, BAföG-Bescheid etc.)
  • Belege für Werbungskosten (Fortbildung, Arbeitsmaterial,
  • Reise- und Umzugskosten, Bewerbungskosten etc.)
  • Belege für Sonderausgaben (Unfall-, Haftpflicht-, Lebens- und Rentenversicherungsbeiträge, Kranken- und
  • Pflegeversicherung, Spenden etc.)
  • Belege für außergewöhnliche Belastungen
  • (Krankheitskosten, Haushaltshilfe etc.)

Diese Kosten lassen sich absetzen:

Werbungskosten:

Alle Kosten, die mit dem Beruf oder der Ausbildung zusammenhängen, von Kosten für Bewerbung über Fahrtkosten und Umzugskosten bis hin zu Fortbildungen. Vom Finanzamt werden jährlich 1.000 Euro automatisch als Arbeitnehmerpauschbetrag berücksichtigt. Bei höheren Kosten lohnt es sich, die entsprechenden Belege zu sammeln und einzureichen.

Sonderausgaben:

Dazu zählen Beiträge für die Altersvorsorge, Beiträge zu der gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung, zur Rentenversicherung, aber auch Spenden. Wenn Sie keine genauen Angaben zu der Höhe der Ausgaben machen, rechnet das Finanzamt pauschal 36 Euro an.

Außergewöhnliche Belastung:

Krankheitskosten (Arztkosten, Zuzahlung für Medikamente, Brille etc.), Unterhaltskosten und Katastrophenschäden fallen unter den Begriff der außergewöhnlichen Belastung. Wie viel davon angerechnet wird, hängt von der Höhe des Einkommens, dem Familienstand und der Anzahl der Kinder ab.

Steuerermäßigungen:

bekommen Sie für alle Handwerksarbeiten und Dienstleistungen, die rund um den Haushalt anfallen. Dazu gehören beispielsweise Kosten für Maler, Heizungswartung, aber auch Kosten für Haushaltshilfen. Bei einem Umzug summieren sich die Kosten für Handwerker und Dienstleistungen enorm. Hier also unbedingt die entsprechenden Nachweise sammeln.

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